Blog Contactează-ne: 0742 035 425[email protected]

Inventarul și inventarierea

Ce este inventarul

Pentru un antreprenor, noțiunea de Inventar poate avea diverse semnificații în funcție de contextul în care este folosită. 

Inventarul unei gestiuni

Pentru gestiune, Inventarul reprezintă totalitatea bunurilor pe stoc la un moment dat, fapt care se stabilește în urma Inventarierii. 

Inventarierea bunurilor de natura stocurilor se face ori de câte ori este necesară stabilirea certă a stocului. Acest lucru poate fi necesar în situațiile în care se schimbă gestionarul sau se reorganizează gestiunea, precum și în situația în care sunt suspiciuni de lipsuri sau plusuri de inventar.

Inventarul în contabilitate

Din punct de vedere al contabilității Inventarul este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele patrimoniale de activ și de pasiv care constituie la un anumit moment patrimoniul societății. Acestea se înscriu în registrul-inventar pe baza listelor de inventariere sau altor documente justificative, grupate în funcție de natura lor economică, conform posturilor din bilanțul contabil. 

Inventarierea patrimoniului

Inventarierea patrimoniului este procedura prin care se stabilește situația reală a patrimoniului unei unități. Aceasta se face prin constatarea existenței elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii  din punct de vedere cantitativ și valoric (în funcție de situație) prezente în patrimoniul societății la data efectuării inventarului. 

Notă:

Inventarierea anuală a patrimoniului societății este obligatorie conform Legii contabilitatii nr. 82/1991

Legislația cu privire la inventarierea patrimoniului

Din 1995 și până la data prezentului articol următoarele acte normative au reglementat inventarierea patrimoniului:

1995 – 2004

Norma privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului din 15.12.199. Abrogată prin Ordinul 1753/2004.  Aceasta a fost publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 292 din 18 decembrie 1995 și a fost în vigoare până la 12 decembrie 2004.

2004 – 2009

Norma privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și de pasiv din 22.11.2004, parte integrantă din Ordinul 1753/2004. Abrogată prin Ordinul 2861/2009. A fost în vigoare până în 03 noiembrie 2009 iar în 2005 a fost modificată cu Ordinul 1752/2005

2005 – 2009

Ordinul nr. 1752/2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, care modifica Normele din  Ordinul 1753/2004. Abrogat cu Ordinul 3055/2009

2009 – prezent

Ordinul 3055 din 29 octombrie 2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene. Intrat în vigoare de la data de 1 ianuarie 2010.

2009 – prezent

Norma privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii din 09.10.2009 Parte integrantă din Ordin 2861/2009 Text publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 704 din 20 octombrie 2009. Intrat în vigoare de la data de 04 noiembrie 2009

Cât de des se face inventarul

O societate are posibilitatea sa facă inventarul ori de cate ori doreste. Nu exista o limitare în acest sens.În conformitate cu legislația în vigoare, exista cateva momente cheie cand inventarierea este obligatorie.
Societățile comerciale sunt obligate sa faca inventarierea patrimoniului atunci când își încep activitatea. Acesta este modul în care se stabilește și se evaluează elementele de natura activelor care constituie aport la capitalul social. 
Ulterior, pe tot parcursul funcționarii lor, societățile sunt obligate sa inventarieze elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute, la cererea organelor de control, cand au nevoie sa stabilească cu certitudine existența unor lipsuri/plusuri în gestiune, dacă se schimba gestionarii sau se schimba ceva în organizarea gestiunilor precum și dacă intervin calamități naturale sau cazuri de forță majoră.
Deasemenea, inventarierea patrimoniului este obligatorie cel puțin o data pe parcursul fiecărui an. În general multe societăți aleg sa facă acest lucru la finalul anului, dar nu momentul la care efectuează inventarierea este obligatoriu, ci efectuarea anuală. 
Astfel, dacă inventarierea tuturor elementelor dintr-o gestiune a fost efectuată la un moment dat pe parcursul anului la cererea organelor de control, cu aprobarea administratorului aceasta poate ține loc de inventariere anuala. Pentru aceasta, la finalul exercițiului financiar se va cuprinde în registrul inventar valoarea stocurilor faptice inventariate și înscrise în listele de inventariere, actualizate cu intrările și ieșirile de bunuri din intervalul de timp trecut de atunci.

Tipuri de inventar: permanent și intermitent

Conform OMFP 3055/2009 art. 164, societățile au posibilitatea să folosească pentru a ține contabilitatea stocurilor doua tipuri de inventar, și anume inventarul permanent sau inventarul intermitent.

Inventarul permanent

Aplicarea acestui tip de inventar este aplicat de obicei de societățile mari pentru că este mai costisitor și (posibil) mai greu de aplicat. În același timp însă oferă informații în timp real despre situația stocurilor atât din punct de vedere cantitativ cât și valoric. Inventarul permanent presupune înregistrarea în contabilitate a tuturor operațiunilor de intrare si ieșire.

 

Notă:

În acest caz formula de stabilire a stocurilor este:

Sold inițial + Intrări – Ieșiri = Sold final

 

Inventarul intermitent

Societățile mici și mijlocii aplică mai des acest tip de inventar pentru că este mai simplu și mai puțin costisitor decât cel permanent. Acesta însă oferă posibilitatea de a afla cu exactitate stocul doar atunci când se efectuează inventarierea. Inventarul intermitent presupune aflarea ieșirilor și înregistrarea lor în contabilitate prin inventariere.

 

Notă:

În acest caz formula de stabilire a stocurilor este:

Sold inițial + Intrări – Valoarea stocurilor finale = Ieșiri

 

De reținut: Atunci când se aplică metoda global-valorică în comerțul cu amănuntul, Nu se va utiliza inventarul intermitent.

Inventarierea patrimoniului

Așa cum am văzut inventarierea patrimoniului presupune mai mult decât inventarierea stocurilor de marfă. Mai exact Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează

Activele patrimoniului

Acestea sunt totalitatea bunurilor sau resurselor deținute de societate, indiferent cine este proprietarul acelor resurse. Exemple: materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar, mijloace fixe, mărfuri, produse finite, semifabricate, produse agricole, produse reziduale, bani. Acestea se incadreaza in:

Active imobilizate

a) Imobilizări necorporale

  • Cheltuieli de constituire
  • Cheltuieli de dezvoltare
  • Concesiuni, brevete, licențe, mărci comerciale, drepturi și active similare, dacă acestea au fost achiziționate cu titlu oneros
  • Fondul comercial, în măsura în care acesta a fost achiziționat cu titlu oneros
  • Avansuri și imobilizări necorporale în curs de execuție

 

b) Imobilizări corporale

  • Terenuri și construcții
  • Instalații tehnice și mașini
  • Alte instalații, utilaje și mobilier
  • Avansuri și imobilizări corporale în curs de execuție
Notă
Mijloacele fixe sunt imobilizări corporale

 

c) Imobilizări financiare

  • Acțiuni deținute la entitățile afiliate
  • Împrumuturi acordate entităților afiliate
  • Interese de participare
  • Împrumuturi acordate entităților de care compania este legată în virtutea intereselor de participare
  • Investiții deținute ca imobilizări
  • Alte împrumuturi

Active circulante

a) Stocuri

  • Materii prime și materiale consumabile
  • Producția în curs de execuție
  • Produse finite și mărfuri
  • Avansuri pentru cumpărări de stocuri
Notă
Obiectele de inventar sunt active circulante și se trec la Stocuri

 

b) Creanțe (valori în curs de decontare)

  • Creanțe comerciale
  • Sume de încasat de la entitățile afiliate
  • Sume de încasat de la entitățile de care compania este legată în virtutea intereselor de participare
  • Alte creanțe
  • Capital subscris și nevărsat
Notă
Sumele care urmează să fie încasate după o perioadă mai mare de un an trebuie prezentate separat pentru fiecare element

 

c) Investiții pe termen scurt

  • Acțiuni deținute la entitățile afiliate
  • Alte investiții pe termen scurt
  • Casa și conturi la bănci

 

Pasivele patrimoniului

Ele sunt cele care din punct de vedere al contabilitatii arată sursele de finanțare a Activelor.

Datoriile

Reprezinta acțiuni întreprinse și tratate ca obligații, a căror finalitate constă în ieșirea de resurse.

Capitalurile proprii

Capitalurile proprii sunt constituite pe două surse:

  • Fondurile investite la momentul constituirii la care se adaugă majorările ulterioare de capital
  • Profiturile reinvestite.

 

Acestea, împreuna cu datoriile pe termen lung formează capitalurile permanente și sunt surse de finanțare stabile la dispoziția companiei. În structura lor sunt incluse:

  • aporturi de capital;
  • prime de capital (de emisiune) diferența dintre valoarea de emisiune a acțiunilor și valoarea nominală a acestora rezultată în urma emiterii de acțiuni ca urmare a aportului acționarilor la capitalul social, fuziunii cu o altă societate sau conversiei obligațiunilor emise/datoriilor;
  • rezerve constituite anual din profitul societății conform legislației, statului sau hotărârilor AGA;
  • rezerve din reevaluare constituite pentru a acoperi diferența rezultată în urma reevaluării activelor imobilizate;
  • rezultatul reportat – profit nedistribuit sau o pierdere neacoperită la sfârșitul exercițiului financiar;
  • rezultatul exercițiului financiar.

 

Ce sunt mijloacele fixe

Mijloacele fixe sunt bunurile din categoria imobilizărilor corporale ce vor fi utilizate pe o perioadă mai mare de un an în scopuri administrative, pentru a fi închiriate terților sau pentru a produce bunuri sau presta servicii.

 

Din punct de vedere contabil Din punct de vedere fiscal
Nu se menționează un plafon valoric peste care o achiziție se încadrează în categoria mijloacelor fixe Valoarea individuală a unui mijloc fix trebuie sa fie superioară limitei prevăzute de lege de 2.500 lei
Registrul mijloacelor fixe furnizează informațiile care se înregistrează în contabilitate  (notele contabile de amortizare 6811= 281xx) Registrul mijloacelor fixe furnizează informații atunci când se calculează impozitul pe profit
Conform Ordin 1802/2014 un mijloc fix ar trebui amortizat pe durata estimată de viață Conform Hotararii 2139/2004, modificată de HG nr. 1496/2008 mijloacele fixe se încadrează în anumite categorii bazate pe plaje de ani din care societatea poate alege o dată, în funcție de specificul activului

 

De reținut
În momentul intrării în unitate, fiecărui mijloc fix (mai puțin celor închiriate) i se atribuie un număr de inventar consemnat în Registrul numerelor de inventar, care va fi ulterior utilizat în toate documentele referitoare la respectivul mijloc fix.

 

Ce sunt obiectele de inventar

Obiectele de inventar sunt bunuri din categoria activelor circulante. Acestea au o durată de funcționare mai mică de un an și în contabilitate se trec drept cheltuială totală în momentul achizitiei și dării în funcțiune. Câteva exemple sunt: calculatoarele și imprimantele (atenție, tonerul pentru imprimante intră la categoria Consumabile), echipamente de protecție, echipamentele de lucru, aparate de măsură și control.

De reținut

Obiecte de inventar Mijloace fixe
perioada de utilizare este mai mică de un an perioada de utilizare este mai mare de un an
valoare individuală mai mică de 2500 lei valoare individuală mai mare de 2500 lei
afectează direct profitul societății nu afectează direct și imediat profitul societății
nu se amortizează, se trec pe cheltuială în luna achizitiei și dării în folosință se amortizează treptat, pe durata de viață utilă (cu excepția celor nu-și pierd valoarea în timp datorită folosirii, de exemplu terenuri, locuințe protocol, opere de artă)

 

Inventarierea Activelor imobilizate

Inventarierea imobilizărilor necorporale

Imobilizările necorporale sunt active deținute pentru o perioadă mai mare de un an care nu îmbracă forma fizica. Acestea pot fi atât utilizate în activitatea operațională sau neoperațională a societății, sau pot fi transmise spre folosință terților.

 

În această categorie se încadrează:

  • Website-uri
  • Brevetele de invenții
  • Drepturi de autor
  • Mărcile înregistrate
  • Licențele de proprietate intelectuală
  • Cunostințele tehnico-științifice (Know-how)
  • Desene și modele industriale
  • Francizele
  • Programele informatice

 

Acestea pot fi clasificate în:

  • Active necorporale nelimitate cum este de exemplu ca marca înregistrată
  • Active necorporale limitate cum sunt de exemplu drepturile de autor

 

Notă:
Imobilizările necorporale create de o companie nu apar în bilanț și nu au o valoare contabilă înregistrată însă trebuie recunoscute în bilanț dacă costul activului poate fi evaluat în mod credibil și se estimează că va genera beneficii economice pentru persoana juridica.

Cum se inventariază imobilizările necorporale

Neavând o formă fizică pentru a fi măsurate în vreun fel, inventarierea imobilizărilor necorporale se face prin constatarea existenței și apartenenței. Astfel, în cazul brevetelor, licențelor sau a mărcilor înregistrate trebuie să se dovedească atât existența lor cât și apartenența lor la societatea deținătoare în baza unor titluri de proprietate sau a altor documente justificative care atestă drepturi legale.

Inventarierea imobilizărilor corporale

Imobilizările corporale sunt active deținute pentru o perioadă mai mare de un an și îmbracă forma fizică naturală. Acestea pot fi atât utilizate în activitatea societății, se află în procesul creării și nu sunt destinate vânzării sau pot fi transmise spre folosința terților.

Acestea se încadrează în următoarele grupe:

 

Imobilizări corporale în curs de execuţie

Printre acestea enumerăm lucrările de construcţie a unor clădiri noi sau cele de extindere a clădirilor existente, lucrările de montaj ca de exemplu asamblarea şi instalarea utilajului, sau alte lucrări capitale şi servicii în curs de proiectare – explorare

 

Terenuri

Pământuri deținute de societate cu drept de proprietate sau arendă financiară pentru a fi folosite în activitatea ei. Se includ terenurile pe care sînt amplasate clădiri şi construcţii speciale ale întreprinderii, suprafeţele agricole destinate livezilor, viilor și cultivarea culturilor agricole; precum și terenurile cu zăcăminte.

 

Mijloace fixe

Valoarea acestor imobilizări corporale transmise în exploatare depășește plafonul valoric stabilit prin lege, sau pragul de semnificaţie stabilit de entitate în politicile contabile. Pot fi clasificate în următoarele grupe, în funcție de componenta natural – substanțială: clădiri, construcţii speciale,

maşini şi utilaje, instalaţii de transmisie, mijloace de transport, instrumente, inventar, costuri capitale privind ameliorarea terenurilor, alte mijloace fixe (fonduri de bibliotecă etc.), mijloace fixe primite în leasing financiar

 

Resurse minerale

Reprezintă costuri capitalizate ale lucrărilor de explorare (pregătire spre extracţie), pentru care este demonstrată fezabilitatea tehnică şi viabilitatea comercială.

În această grupă se includ zăcămintele de petrol, gaze, piatră, material lemnos, nisip, argilă. 

 

Imobilizările corporale pot fi clasificate în:

  • Imobilizări corporale amortizabile, acestea având o durată de utilizare (exploatare, extracţie) limitată, la care se calculează amortizarea;
  • Imobilizări corporale neamortizabile și aici intră terenurile şi imobilizările corporale în curs de execuție.

 

Notă:

Un activ corporal trebuie recunoscut în bilanț dacă se estimează că va genera beneficii economice pentru persoana juridică și costul activului poate fi evaluat în mod credibil.

 

Cum se inventariază imobilizările corporale

Ținând cont de valoarea de inventar, utilitatea bunului și starea acestuia, inventarierea

  • terenurilor se face în baza documentelor care atestă dreptul de proprietate;
  • clădirilor se face în baza titlurilor de proprietate și a dosarului tehnic;
  • construcțiilor și a echipamentelor speciale se face în conformitate cu regulile stabilite de deținătorii acestora. Aici se încadrează rețelele de energie termică, electrică, gaze, căile ferate, telecomunicațiile, apă, canal.

 

Pentru imobilizările corporale care la momentul inventarierii vor fi în afara unității, se va face inventarierea înainte de ieșirea din unitate. Deasemenea acestea pot fi confirmate în scris de către unitatea care le are în acel moment.

 

Se vor întocmi liste de inventariere separate pentru:

  • Investițiile puse în funcțiune total sau parțial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizări corporale;
  • Lucrările de investiții care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate. În cazul acestora se vor face mențiuni cu privire la cauzele situației existente, aprobarea acesteia și măsurile propuse.

 

Notă:

Pentru inventarierea imobilizărilor corporale și necorporale aflate în curs de execuție:

  • se întocmește listă de inventariere distinctă
  • constatarea se face la fața locului
  • se menționează denumirea obiectului
  • se menționează valoarea determinată potrivit stadiului de execuție, pe baza valorii din documentația existentă (devize), precum și în funcție de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii
  • materialele și utilajele primite de la beneficiari pentru montaj și neîncorporate în lucrări se inventariază separat

 

Inventarierea imobilizărilor financiare

Ce sunt imobilizările financiare

Imobilizările financiare mai sunt denumite și investiții financiare sau de portofoliu. Acestea includ:

  • Acțiuni deținute la entitățile afiliate;
  • Împrumuturi acordate entităților afiliate;
  • Interese de participare;
  • Împrumuturi acordate entităților de care compania este legată în virtutea intereselor de participare
  • Alte investiții deținute ca imobilizări;
  • Alte împrumuturi.

 

Cum se inventariază imobilizările financiare

Inventarierea titlurilor pe termen scurt și lung se face în baza documentelor care atestă deținerea acestora cu respectarea legislației în vigoare:

  • registrul acționarilor;
  • documente care au stat la baza achiziției;
  • documente care atestă primirea cu titlu gratuit.

Inventarierea activelor circulante

 



Sursă imagine: https://made4net.com/

Ce includ stocurile

  • mărfuri în vederea revânzării;
  • produsele predate spre vânzare magazinelor proprii;
  • materiile prime;
  • materialele consumabile (combustibili, ambalaje, piese de schimb, furaje, materiale de plantat);
  • materialele de natura obiectelor de inventar;
  • semifabricatele;
  • produsele finite;
  • rebuturi;
  • materialele recuperabile şi deşeurile;
  • produse agricole;
  • activele biologice de natura stocurilor;
  • ambalajele refolosibile, achiziționate sau fabricate, destinate produselor vândute;
  • producția în curs de execuție;
  • serviciile şi studiile în curs de execuție sau neterminate;
  • bunurile aflate în custodie, pentru prelucrare sau în consignație la terți;
  • maşinile folosite numai ca material de demonstrație pentru negociere în domeniul automobilelor, cu durată  de utilizare de sub un an (dacă au durată  de utilizare mai mare de un an, ele reprezintă imobilizări);
  • acele stocuri cumpărate, pentru care s-au transferat riscurile  şi beneficiile aferente, dar care sunt în curs de aprovizionare.

Inventarierea stocurilor

Procesul de inventariere a stocurilor faptice presupune numărarea bunurilor, cântărirea acestora, sau cubare acolo unde este cazul. Legislația prevede cateva norme de aplicat în acest caz:

  • Liste de inventariere se întocmesc pentru fiecare gestiune și loc de depozitare, precum și pe categorii de bunuri;
  • Se inventariază cu prioritate bunurile cu un grad mare de perisabilitate;
  • Dacă bunurile sunt ambalate în ambalaje originale intacte atunci se va proceda la desfacerea prin sondaj a acestora și se va menționa acest fapt în listele de inventariere aferente;
  • Pentru bunurile în cazul cărora inventarierea se face prin calcule tehnice, ca de exemplu în cazul cimentului, produselor de balastieră sau a produselor agricole, se vor menționa în listele de inventar modul în care s-a procedat;
  • La fel se va face și în cazul lichidelor pentru care stabilirea cantității efective necesită mai mult decât o simplă mutare dintr-un vas în altul și cântărire;
  • Dacă avem date la angajați diverse echipamente sau scule, acestea vor fi înregistrate pe liste separate în care vom specifica persoana căreia i s-au încredințat și care este responsabilă de ele;
  • Pentru bunurile care nu aparțin societății dar există în unitatea inventariată vom întocmi de asemenea liste distincte și vom include în acestea și informațiile cu privire la 
    • numărul actului care stă la baza deținerii bunului supus inventarierii; 
    • data actului de predare-primire a bunului care face obiectul inventarierii; 
    • documentului de livrare a bunului; 
    • alte informații utile
Notă:

În această situație listele de inventariere trebuie confirmate de proprietari. La rândul lor și aceștia vor trebui să ceară confirmarea cu privire la bunurile aflate la terți.

Inventarierea producției în curs de execuție

În cazul acestora se inventariază atât:

  • produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrării impuse de procesul tehnologic de producție, cât și 
  • produsele care, deși au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepționare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele și accesoriile lor

Materialele care încă nu au fost supuse prelucrării, chiar dacă se află în secțiile de producție nu se vor considera în curs de execuție ci se inventariază separat și se pun în conturile din care provin.

Inventarierea stocurilor în curs de aprovizionare

Stocurile cumpărate pentru care s-au transferat riscurile și beneficiile aferente dar care sunt în curs de aprovizionare se inventariază pe liste distincte

Inventarierea lucrărilor și serviciilor în curs de execuție sau neterminate

Această situație apare în general la societățile care au ca obiect de activitate lucrări de construcții – montaj. În acest caz, se vor întocmi liste distincte pentru:

  • lucrări efectuate parțial;
  • lucrări terminate dar nereceptionate .

În acestea se vor consemna denumirea obiectului și valoarea determinată potrivit

  • stadiului de execuție;
  • valorii din documentația existentă (devize);
  • în funcție de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii .

Inventarierea lucrărilor finalizate de modernizare sau reparații

Similar se procedează și în cazul inventarierii lucrărilor de modernizare nefinalizate sau de reparații ale:

  • clădirilor
  • instalațiilor
  • mașinilor
  • utilajelor
  • mijloacelor de transport

 

Verificarea se face la fața locului a stadiului fizic al lucrărilor iar în liste de inventariere distincte

  • se indică denumirea obiectului supus modernizării sau reparației
  • valoarea determinată potrivit costului de deviz și celui efectiv al lucrărilor executate 

Inventarierea semifabricatelor

Pentru a inventaria semifabricatele trebuie ca inițial să se predea la magazii cele a căror prelucrare este finalizată, să se colecteze deșeurile și să se clarifice situația tuturor semifabricatelor cu utilizare neîndoielnică.

Acestea se vor efectua întocmindu-se documentele corespunzătoare.

Perisabilități

Perisabilitățile trebuie aprobate de conducerea societății, se constată în urma verificărilor faptice și reprezintă pierderi naturale de genul:

  • uscare
  • evaporare
  • volatilizare
  • pulverizare
  • topire
  • oxidare
  • fărâmiţare
  • spargere
  • procese de fermentare

Limitele maxime admisibile de perisabilitate sunt stabilite conform art. 13 din Hotararea 831 / 2004

Inventarierea creanțelor

Creanțele se verifică și se confirmă, iar documentul cu care se inventariază soldurile conturilor privind creanțele societății în relațiile cu terții este Extrasul de cont. 

Documentul de întocmește în trei exemplare care se semnează de către departamentul financiar – contabil și conducătorul unității emitente. Un exemplar se arhivează, iar celelalte două sunt trimise pentru confirmare la unitatea debitoare. Unul dintre aceste două exemplare va rămâne la acea unitate iar celălalt trebuie returnat confirmat pentru a fi arhivat la unitatea emitentă.

Inventarierea investițiilor pe termen scurt

Inventarierea titlurilor pe termen scurt

Inventarierea titlurilor pe termen scurt se efectuează pe baza documentelor care atestă deținerea acestora cu respectarea legislației în vigoare:

  • registrul acționarilor;
  • documente care au stat la baza achizitiei;
  • documente care atestă primirea cu titlu gratuit.

Inventarierea numerarului din casierie

Inventarierea acestora se face în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar. Se inventariază atât disponibilitățile în lei cât și cele în valută și se confruntă soldurile din registrul de casă cu monetarul și cu cele din contabilitate.

Inventarierea disponibilităților aflate în conturi la bănci sau Trezoreria statului

Disponibilitățile din bănci sau Trezorerie se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea în 31 decembrie sau ultima zi bancară, cu cele din contabilitatea entității.

Se pot solicita scrisori de confirmare bancară cu precizarea tuturor elementelor implicate ca de exemplu în privința:

  • conturilor curente;
  • creditelor pe termen lung;
  • creditelor pe termen scurt.

Inventarierea Pasivelor

Inventarierea Datoriilor

Conform OMFP 2861/2009, art. 28, alin 1 și 2, datoriile se verifică și se confirmă în baza Extrasului de cont sau a punctajelor reciproce scrise. 

Extrasul de cont poate fi înlocuit de deconturi interne sau deconturi externe periodice confirmate de către parteneri, dacă decontarea datoriilor se face în baza acestora.

Verificarea de conformitate a capitalurilor proprii

În privința elementelor de natura capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, conform documentelor justificative. Pentru aceasta se pot supune verificării:

  • soldurile la deschiderea şi închiderea exerciţiului financiar;
  • variaţiile pozitive şi negative intervenite în cursul exerciţiului;
  • hotărârile adoptate de Adunarea generală a acţionarilor şi de Consiliul de administraţie în legătură cu constituirea capitalului, respectiv subscrierea vărsămintelor acţionarilor;
  • corelaţiile dintre hotărârile adoptate de Adunarea generală a acţionarilor şi de Consiliul de administraţie în legătură cu constituirea capitalului, respectiv subscrierea vărsămintelor acţionarilor, în corespondenţă cu prevederile actului constitutiv, ale statutului societăţii şi ale tuturor actelor legale aplicabile.

Cum se desfășoară un inventar

Pregătirea inventarierii

Această etapă presupune următoarele operațiuni:

Emiterea Deciziei de inventariere

În acest document se menționează intervalul de timp în care se va realiza inventarierea, metoda de inventariere utilizată (adică dacă se aplică metoda inventarului permanent sau a inventarului intermitent), membrii comisiei de inventariere.

Luarea declarațiilor gestionarului

Documentul se va semna atat de către membrii Comisiei de inventariere cat și gestionar, acesta din urmă în fața comisiei. În declarație gestionarul trebuie să includă numărul și data ultimului document de intrare/ieșire a bunurilor în/din gestiune precum și să menționeze dacă:

  • are bunuri gestionate și în alte locuri de depozitare;
  • există în gestiune bunuri aparținând terților;
  • știe de existența eventualelor lipsuri sau plusuri cantitativ-valorice în gestiune;
  • sunt bunuri nerecepționate sau care trebuie expediate și au documentația aferentă întocmită;
  • a primit/eliberat bunuri fără documente legale;
  • deține valori rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;
  • există documente de primire eliberare care nu au fost operate în evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

Identificarea locurilor în care există bunuri ce urmează a fi inventariate

Pentru a se asigura că nu sunt omise bunuri, comisia va verifica înainte de demararea inventarierii propriu-zise toate locurile în care acestea sunt depozitate.

Închiderea și sigilarea spațiilor de depozitare

Această operațiune se face în prezența gestionarului ori de câte ori se părăsește gestiunea. La reluarea lucrărilor sigiliul trebuie sa fie intact, în caz contrar se întocmește un proces-verbal de constatare și se iau măsurile corespunzătoare.

Bararea fișelor de magazie

Pentru ca situația scriptică să reflecte realitatea, comisia are obligația să:

  • bareze și semneze fisele de magazie la ultima operațiune, cu mențiunea datei la care s-au inventariat bunurile;
  • vizeze documentele care privesc intrări sau ieșiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate;
  • dispună înregistrarea acestora în fișele de magazie și predarea lor la contabilitate.

Verificarea numerarului din casierie

Se verifică numerarul din casă, se stabilește suma încasărilor din ziua curentă și se solicită depunerea numerarului la casieria entității. 

Verificarea aparatelor de măsură și cântărire

Se controlează de către comisie dacă toate instrumentele și aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate și dacă sunt în bună stare de funcționare.

Efectuarea inventarierii

Se iau la rând toate bunurile și după caz, se numără, cântăresc sau măsoară, completându-se Listele de inventar cu toate înregistrările necesare, separat pentru fiecare gestiune în parte și pe categorii de bunuri. Astfel vor fi întocmite printre altele liste de inventar pentru:

  • mărfuri;
  • materii prime;
  • materiale consumabile;
  • obiecte de inventar aflate în magazie;
  • obiectele de inventar aflate în folosință;
  • mijloace fixe.

Fiecare listă de inventar trebuie sa includă: denumirea bunului, unitatea de măsură, prețul unitar, stocul faptic, stocul scriptic, diferențele cantitative în plus sau în minus și diferențele valorice în plus sau în minus.

Încheierea inventarierii

Se pregătesc următoarele documente:

  • Declarație gestionar la finalul inventarierii în care să justifice diferențele găsite;
  • Procesul verbal al inventarierii care trebuie să conțină rezultatele, concluziile și propunerile din urma inventarierii;
  • Registrul inventar;
  • Dosarul de inventariere.

Cine este responsabil de efectuarea inventarului

Dacă societatea are un număr de angajați, inventarul poate fi făcut de o singura persoană, cu mențiunea ca răspunderea îi va reveni administratorului.
Inventarierea se poate efectua atât cu salariaţi proprii, cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare.
Dacă exista mai multe comisii de inventariere, atunci acestea vor fi coordonate de o Comisie centrală de inventariere numită prin decizie scrisă care va fi și responsabilă. 
În comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici auditorii interni sau statutari.

De reținut

Realizarea inventarului nu este responsabilitatea contabilului 

Activitatea de inventariere este de cele mai multe ori inițiată de contabil, dar răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului.

Documentele întocmite cu ocazia inventarierii

Decizia de inventariere

Va fi emisă de către persoanele responsabile cu gestiunea patrimoniului și include

  • intervalul de timp în care se va realiza inventarierea;
  • metoda de inventariere utilizată (inventar permanent sau inventar intermitent);
  • membrii comisiei de inventariere.

Manual proceduri de inventariere

Este un document obligatoriu și conține procedurile de inventariere și sarcinile

  • persoanei care gestionează patrimoniul companiei;
  • comisiei centrale;
  • directorului economic sau contabilului șef;
  • departamentului juridic;
  • comisiei de inventariere.

Declarație gestionar/casier înainte de inventar

Consemnează aspectele specifice gestiunii pe care o conduce

Liste inventar

Cuprinde înscrierea tuturor elementelor patrimoniale de activ și de pasiv, grupate pe gestiuni și categorii de bunuri ale unității. Se întocmește într-un exemplar, la locurile de depozitare și înainte de a se arhiva la departamentul financiar-contabil circulă la:

  • gestionar, prin semnarea fiecărei file;
  • comisia de inventariere pentru stabilirea diferențelor și deprecierilor constatate, precum și pentru consemnarea în PV de inventariere;
  • compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferențelor valorice și semnarea listei privind exactitatea soldului scriptic, precum și pentru verificarea calculelor efectuate;
  • conducatorul compartimentului financiar-contabil și la oficiul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum și procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere;
  • la conducătorul unității, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluționării propunerilor făcute;
  • la unitatea căreia îi aparțin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare.

Proces verbal de casare

La inventariere, în cazul în care se constată că unele bunuri inventariate prezintă un grad avansat de uzură și

  • nu pot primi o altă destinaţie ori utilizare sau
  • nu mai sunt întrebuinţate, iar costul reparării sau modernizării depăşeşte valoarea de înlocuire a mijlocului fix şi au durata normală de funcţionare depăşită sau sunt dezmembrate şi distruse

propune în procesul-verbal privind rezultatele inventarierii:

  • scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe;
  • scoaterea din uz a obiectelor de inventar;
  • declasarea sau casarea unor stocuri.

Declarație gestionar după de inventar

Gestionarul menționează dacă toate bunurile și valorile bănești au fost inventariate și notate pe listele de inventariere în prezența sa.

Proces verbal de inventariere

Prezinta concluziile, constatările și propunerile cu privire la inventariere. Acest proces verbal include în principal următoarele elemente:

  • data întocmirii;
  • numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere;
  • numărul și data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
  • gestiunea / gestiunile inventariată / inventariate;
  • data începerii și terminării operațiunii de inventariere;
  • rezultatele inventarierii;
  • concluziile și propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor și ale lipsurilor constatate și persoanele vinovate, precum și propuneri de măsuri în legătură cu acestea;
  • volumul stocurilor depreciate, fără mișcare, cu mișcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată și propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic;
  • propuneri de scoatere din funcțiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidență a imobilizărilor necorporale;
  • propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar și declasare sau casare a unor stocuri;
  • constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrității bunurilor din gestiune;
  • alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Registru inventar

Registrul-inventar poate fi adaptat în funcție de specificul și necesitățile entităților, cu
condiția respectării conținutului minim de informații prevăzut pentru acesta

Este document contabil obligatoriu în care se înregistrează baza inventarierii faptice toate elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate de unitate.

Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de
inventariere sau alte documente care justificã conţinutul acestora la sfârşitul exerciţiului
financiar.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistreazã
soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugã rulajele intrărilor şi se scad rulajele
ieşirilor de la data inventarierii pânã la data încheierii exerciţiului financiar.

Ce se întâmplă în caz de lipsă la inventar

Dacă în urma inventarierii se constata lipsuri în gestiune iar acestea sunt datorate unui salariat, în anumite condiții se poate proceda la imputarea acestora.
Conform Codului muncii art . 254 salariații răspund pentru pagubele materiale produse angajatorului din vina și în legătură cu munca lor. Deasemenea recuperarea pagubei se poate face prin acordul părților în limita a 5 salarii minime brute pe economie sau, dacă paguba este mai mare de 5 salarii minime brute este necesara decizia instanței.
Imputarea se va face la valoarea lor de înlocuire sau, dacă stabilirea acesteia nu mai este posibilă, atunci valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv.
Valoarea de înlocuire reprezintă costul de achiziţie al unui bun similar din toate punctele de vedere cu cel lipsă în gestiune, și este constituită din preţul de cumpărare practicat pe piaţă la care se pot adăuga:

  • taxe nerecuperabile (inclusiv TVA);
  • cheltuieli de aprovizionare și transport;
  • accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate;
  • accesorii pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv.

Plusuri și minusuri la inventar

Cum se contabilizează minusul de inventar

De exemplu, dacă ne confruntăm cu o lipsă de materii prime și materiale consumabile, atunci acestea se vor contabiliza ca și o operațiune de dare în consum. Dacă însă lipsesc produse finite, acestea se vor contabiliza ca și scoaterea din gestiune a produselor finite.

Cum se contabilizează plusul la inventar

 
Dacă se întâmplă să se constate că sunt plusuri de materii prime și materiale, atunci acestea se vor contabiliza ca o operațiune inversă consumului. În schimb plusul de produse finite se contabilizează ca și operațiunea de obținere a acestora.

Compensarea plusurilor cu minusurile la inventar

Dacă s-au constatat lipsuri în gestiune dar acestea nu sunt considerate infracțiuni, se poate încerca compensarea acestora cu eventualele plusuri existente.
În aceasta situație trebuie avute în vedere următoarele:

  • asemănările dintre cele bunuri să permită înlocuirea celor lipsa cu cele existente în plus, fără că acest lucru sa fie remarcabil;
  • plusurile și minusurile sa facă parte din aceeași gestiune în același interval de timp.

 

Notă: 

Nu este permisă compensarea lipsurilor datorate sustragerilor sau degradărilor de care se fac vinovați gestionarii (sau alți angajați)

 

Automatizarea inventarierii

Procesul de inventariere, ca de altfel întreaga gestionare a stocurilor poate fi făcută și prin intermediul unui software special dezvoltat în acest sens. 

 
O astfel de soluție presupune alocarea de coduri de bare tuturor mijloacelor fixe și obiectelor de inventar, și urmărirea acestora cu ușurință de la intrare până la ieșirea din gestiune.

 
Un mare avantaj în cazul aplicării unei astfel de soluții este faptul că se elimină erorile umane și se obține o evidență clară a tuturor bunurilor, actualizată în timp real. Mai mult decât atât, în general sunt disponibile o multitudine de rapoarte care ajută în mod eficient la gestionarea stocurilor.

 
Inventarierea cu ajutorul unui astfel de soft este foarte simpla pentru că presupune doar scanarea bunurilor și modificarea inregistrărilor acolo unde sunt diferente.

Modele documente inventar (descărcabile)

Selectează și descărca modelul documentului de care ai nevoie în vederea inventarierii:

Inventarul pas cu pas

[inventarierea stocului de mărfuri pentru magazine]

Pregătiți Manualul procedurilor de inventariere.

Atenție, neefectuarea inventarierii, cel puțin o dată pe an constituie contravenție, 

amenda fiind între 400 lei-5000 lei (Legea nr.82/1991 art.41 pct.2 lit.d și alin.1)

Emiteti decizia de inventariere.

La entitățile fără niciun salariat, inventarierea se poate efectua de administrator.

Pregătiți inventarierea

  • Afișați programul inventarului la loc vizibil;
  • Întocmiți Declarația gestionarului la începutul inventarierii;
  • Barați documentele de gestiune cu mențiunea „inventar /data ( raportul Z, nota de recepție și raportul de gestiune);
  • Identificați locurile și întocmiți Nota de constatare pentru identificarea locurilor în care există bunuri ce urmează a fi inventariate;
  • Faceți verificarea și întocmiți Declarația de verificare a aparatelor de măsurare si cântărire;
  • Efectuați instructajul și întocmiți Procesul verbal pentru instructajul comisiei de inventariere.

Efectuați inventarierea

  • Stabiliti stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz;
  • Întocmiți Listele de inventar pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de bunuri;
  • Faceți liste de inventar separate pentru mărfurile conforme și pentru cele neconforme;

Încheiați inventarierea

  • Întocmiți și semnați Declarația gestionarului la incheierea inventarierii;
  • Cate un exemplar din toate documentele întocmite, calculate și semnate rămân la gestionar iar celălalt exemplar se predă la contabilitate pentru stabilirea rezultatelor inventarierii;
  • Treceți în Raportul de gestiune Soldul inițial;

 

E-Book Gratuit!