Începând cu 1 ianuarie 2025, obligația de raportare a fișierului standard de control fiscal (SAF-T) prin Declarația 406 (D406) se extinde și asupra contribuabililor mici. O schimbare semnificativă în domeniul fiscalității, ce impune firmelor mici să se adapteze noilor cerințe și să implementeze soluții eficiente pentru conformitate.
Ce este Declarația 406 (SAF-T)?
Fișierul SAF-T (Standard Audit File for Tax) este o metodă standardizată de transmitere electronică a datelor financiare și contabile către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF).
Ea conține informații detaliate despre tranzacțiile financiare ale unei companii, asigurând transparența și conformitatea fiscală. Printre acestea se numără facturile emise și primite, care permit verificarea corectitudinii operațiunilor comerciale, precum și plățile și încasările, ce oferă o imagine clară asupra fluxurilor financiare. Registrul general al tranzacțiilor centralizează toate operațiunile financiare, fiind o sursă esențială de date pentru raportările contabile și fiscale.
Fișierul SAF-T include și informații despre inventarul de stocuri și mijloacele fixe, permițând o gestionare exactă a bunurilor și o evidență clară a activelor companiei. Inventarul notează mișcările de stoc, iar mijloacele fixe sunt evidențiate cu detalii despre valoarea lor, amortizare și utilizare. Registrul jurnal, un document contabil obligatoriu, înregistrează cronologic toate tranzacțiile, facilitând verificările și reducând riscul de erori în raportările către ANAF.
Raportarea TVA-ului și a altor obligații fiscale completează fișierul SAF-T și oferă autorităților un instrument eficient pentru monitorizarea conformității fiscale a contribuabililor. Prin această metodă standardizată de raportare, ANAF poate identifica mai rapid eventualele nereguli, reducând necesitatea inspecțiilor fizice și optimizând procesul de control fiscal.
Cine trebuie să depună Declarația 406 în 2025?
Până la finalul anului 2024, obligația de depunere a fișierului SAF-T revenea exclusiv marilor și mijlociilor contribuabili.
Din 2025, obligația de raportare SAF-T se extinde și asupra contribuabililor mici, ceea ce înseamnă că firmele care nu erau încadrate în categoriile de contribuabili mari sau mijlocii la 31 decembrie 2021 trebuie să se conformeze noilor cerințe fiscale. Obligația se aplică și contribuabililor nerezidenți care sunt înregistrați doar în scop de TVA în România. Extinderea SAF-T mai are ca scop creșterea transparenței fiscale și alinierea tuturor categoriilor de contribuabili la un sistem unitar de raportare.
Pentru a permite firmelor mici să se adapteze la noile cerințe, ANAF a stabilit o perioadă de grație în care nu se aplică sancțiuni pentru întârzieri sau erori. Contribuabilii care au obligația de raportare lunară beneficiază de o perioadă de grație de 6 luni, timp în care trebuie să se familiarizeze cu procesul și să își optimizeze sistemele de raportare. În cazul firmelor care trebuie să depună declarația SAF-T trimestrial, perioada de grație este de 3 luni.
Această tranziție oferă contribuabililor timp suficient pentru a implementa soluțiile necesare și pentru a evita penalizările viitoare. Totuși, după expirarea perioadei de grație, nerespectarea termenelor va atrage sancțiuni, ceea ce face esențială pregătirea din timp pentru conformarea cu noile reguli de raportare fiscală.
După această perioadă, nerespectarea termenelor va atrage sancțiuni financiare între 1.000 și 5.000 de lei pentru nedepunerea declarației și între 500 și 1.500 de lei pentru erori în declarațiile depuse.
Termeni de raportare pentru Declarația SAF-T
Depunerea fișierului SAF-T este stabilită în funcție de perioada fiscală utilizată de contribuabil pentru raportarea TVA. Contribuabilii care au o perioadă fiscală lunară pentru TVA sunt obligați să depună fișierul SAF-T în fiecare lună. Această frecvență asigură actualizarea constantă a informațiilor financiare și facilitează verificarea rapidă de către autoritățile fiscale.
Pentru contribuabilii care au perioada de raportare TVA trimestrială, semestrială sau anuală, inclusiv pentru cei care nu sunt plătitori de TVA, fișierul SAF-T trebuie depus trimestrial. Acest sistem de raportare reduce volumul administrativ pentru firmele cu un număr mai mic de tranzacții, menținând totodată conformitatea cu cerințele ANAF.
Pentru luna februarie 2025, Declarația 406 trebuie depusă până la 31 martie 2025. Similar, raportarea pentru ianuarie a avut termenul limită pe 28 februarie 2025.
Secțiuni speciale ale Declarației SAF-T
Pe lângă raportarea periodică standard, fișierul SAF-T include două secțiuni speciale care au reguli distincte de transmitere, în funcție de tipul de informații raportate și de momentul solicitării acestora de către autorități.
Secțiunea de active trebuie depusă la termenul stabilit pentru transmiterea situațiilor financiare aferente exercițiului fiscal. Pentru firmele mici, această obligație va intra în vigoare abia din 2026, oferindu-le un interval suplimentar de adaptare la cerințele SAF-T. Secțiunea conține informații despre mijloacele fixe și alte active relevante pentru calculul amortizării și pentru evidența contabilă a companiei.
Secțiunea de stocuri se depune doar la solicitarea ANAF, iar termenul minim de transmitere este de 30 de zile calendaristice de la data primirii cererii oficiale. Acest segment este utilizat pentru verificarea detaliată a stocurilor de bunuri și materiilor prime, fiind solicitat în special în cazul controalelor fiscale sau al analizelor de risc efectuate de autorități.
Provocările implementării SAF-T pentru contribuabilii mici
Obligația de raportare SAF-T vine cu multiple provocări pentru firmele mici, care până acum nu au fost supuse unor astfel de cerințe complexe.
Printre principalele dificultăți pe care le întâmpină firmele mici în procesul de conformare la SAF-T se numără adaptarea la noile cerințe tehnice. Companiile trebuie să implementeze un software de contabilitate capabil să genereze fișierul SAF-T în format XML, respectând specificațiile ANAF, ce poate presupune schimbarea soluției contabile existente sau achiziționarea unui modul suplimentar compatibil.
Implementarea SAF-T nu se rezumă doar la actualizarea software-ului, ci poate implica și costuri adiționale pentru consultanță fiscală și instruirea personalului. Estimările arată că pentru contribuabilii mici, aceste costuri pot ajunge la aproximativ 100 de euro pe lună, ceea ce poate fi o povară suplimentară pentru companiile cu resurse financiare limitate.
În plus, firmele trebuie să asigure o echipă dedicată pentru verificarea și validarea datelor înainte de transmiterea fișierului. O raportare incorectă nu doar că poate atrage amenzi semnificative, dar poate și afecta clasificarea de risc fiscal a companiei, crescând probabilitatea unor inspecții mai frecvente din partea ANAF.
Automatizarea raportării SAF-T. O necesitate, nu un lux
Având în vedere complexitatea declarației și riscurile asociate erorilor de raportare, specialiștii recomandă automatizarea procesului SAF-T.
Automatizarea raportării SAF-T aduce multiple beneficii pentru companii, în special prin reducerea riscului de erori. Generarea automată a fișierului elimină discrepanțele care pot apărea în cazul procesării manuale, asigurând o raportare mai precisă și corectă. Prin utilizarea unui software dedicat, firmele pot evita greșelile care ar putea atrage sancțiuni din partea ANAF.
Un alt avantaj major este eficiența sporită. Automatizarea procesului reduce semnificativ timpul necesar pentru pregătirea și transmiterea fișierului SAF-T, permițând firmelor să se concentreze pe activitățile lor principale. În plus, un software compatibil cu cerințele ANAF poate valida fișierul înainte de trimitere, asigurând conformitatea acestuia și evitând respingerile sau corectările ulterioare.
Prin implementarea unei raportări corecte și complete, firmele își pot menține un rating fiscal favorabil, reducând riscul de controale și sancțiuni. O raportare precisă și la timp contribuie la o relație mai bună cu autoritățile fiscale și minimizează probabilitatea unor inspecții suplimentare.
Testele de consistență și notificările automate ANAF
ANAF a introdus în 2024 un sistem de teste de consistență, menit să verifice corectitudinea și coerența datelor raportate prin SAF-T, iar, în 2025, aceste teste vor fi extinse și asupra altor secțiuni ale declarației, precum facturile de achiziție și vânzare.
Contribuabilii care ratează termenele sau care depun declarații cu erori vor primi notificări automate din partea ANAF, ceea ce le va permite să corecteze eventualele probleme înainte de aplicarea unor sancțiuni.
ANAF oferă contribuabililor un validator de fișiere SAF-T, iar utilizarea acestuia înainte de transmitere este importantă pentru a evita respingeri și sancțiuni. Testarea fișierului ajută la identificarea și corectarea eventualelor erori înainte ca acestea să fie depistate de autoritățile fiscale.
Rolul instruirii personalului în implementarea SAF-T
Implementarea SAF-T nu presupune doar adoptarea unui nou software, ci și o schimbare semnificativă a modului în care firmele colectează, verifică și transmit datele financiare. Contabilii și echipele financiare trebuie să fie bine pregătite pentru a gestiona această tranziție și pentru a evita erorile care ar putea atrage sancțiuni sau corecții ulterioare.
După cum am specificat mai devreme, orice informație incorectă sau omisă poate duce la respingerea fișierului de către ANAF și poate afecta conformitatea fiscală a companiei. De aceea, este important ca personalul să cunoască structura fișierului SAF-T și cerințele specifice pentru fiecare categorie de date.
Pe lângă validarea manuală a informațiilor, echipele financiare trebuie să învețe cum să utilizeze validatorul ANAF, un instrument esențial pentru testarea fișierului înainte de transmitere, și să fie pregătite să gestioneze notificările primite din partea autorităților fiscale, pentru a corecta rapid eventualele erori identificate, astfel încât raportarea să fie conformă și transmisă în termenul legal.
Impactul SAF-T asupra inspecțiilor fiscale și controalelor ANAF
Implementarea SAF-T schimbă radical modul în care ANAF efectuează inspecțiile fiscale, oferind autorităților un acces digitalizat și detaliat la datele financiare ale firmelor. Acest sistem permite o analiză rapidă a informațiilor contabile, reducând dependența de documente fizice și verificări manuale, ceea ce duce la un proces de control mai eficient și mai bine direcționat.
Unul dintre principalele avantaje ale SAF-T este identificarea rapidă a neregulilor. Prin centralizarea și standardizarea datelor transmise de contribuabili, ANAF poate detecta imediat discrepanțele sau erorile din raportările financiare, lucru ce contribuie la reducerea numărului de controale fizice la sediul firmelor, deoarece multe verificări pot fi realizate la distanță, pe baza datelor digitale furnizate în mod regulat.
Cum vor fi folosite datele SAF-T în decontul de TVA
ANAF explorează posibilitatea utilizării datelor din SAF-T pentru a genera automat deconturile de TVA. Acest lucru ar putea reduce erorile și ar crește gradul de conformare fiscală. Firmele trebuie să fie pregătite pentru eventuale actualizări legislative care să impună noi cerințe de raportare.
Soluții software pentru generarea și validarea fișierului SAF-T
Conformarea la SAF-T poate fi mult simplificată prin utilizarea unor softuri moderne de contabilitate, care includ funcționalități dedicate pentru generarea și validarea fișierului. Aceste soluții elimină necesitatea prelucrării manuale a datelor și reduc riscul de erori în raportările fiscale, asigurând o transmitere corectă și la timp către ANAF.
Una dintre cele mai eficiente opțiuni este utilizarea softurilor de contabilitate care pot genera automat fișierul SAF-T conform cerințelor ANAF. Acestea permit colectarea și organizarea datelor financiare într-un format compatibil, ușor de validat și transmis. În cazul companiilor care folosesc deja sisteme ERP, există posibilitatea de a integra module suplimentare care să sprijine generarea și exportul fișierului SAF-T, fără a fi nevoie de schimbarea întregii infrastructuri contabile.
O alternativă pentru firmele care nu dispun de resurse interne pentru gestionarea SAF-T este externalizarea procesului către servicii specializate. Aceste platforme facilitează raportarea automată către ANAF, gestionând întregul flux de colectare, validare și transmitere a datelor, asigurând conformitatea fără un efort suplimentar din partea companiei.
API-uri și integrarea SAF-T cu softurile de contabilitate
Firmele care utilizează ERP-uri sau soluții personalizate pot opta pentru integrarea SAF-T prin API-uri. Aceasta permite o transmitere automată a datelor către ANAF, eliminând necesitatea intervenției manuale și minimizând riscul de erori.
Beneficiile externalizării serviciului SAF-T pentru firmele mici
Pentru firmele mici care nu dispun de resurse interne suficiente pentru a gestiona procesul complex al raportării SAF-T, externalizarea către o firmă specializată poate fi o soluție eficientă. Prin colaborarea cu experți în domeniu, companiile se pot asigura că declarațiile lor sunt conforme cu cerințele ANAF, evitând sancțiunile și problemele administrative.
Un avantaj major al externalizării este conformitatea garantată cu reglementările ANAF. Specialiștii care gestionează raportarea SAF-T cunosc în detaliu cerințele fiscale și asigură corectitudinea și completitudinea fișierelor transmise. Externalizarea elimină erorile umane care pot apărea în cazul procesării manuale, reducând astfel riscul de sancțiuni pentru raportări incorecte sau incomplete.
În plus, firmele care optează pentru externalizare pot reduce semnificativ costurile asociate implementării unei soluții software dedicate. În loc să investească în sisteme avansate și în instruirea personalului, acestea pot beneficia de un serviciu eficient, optimizat și adaptat cerințelor fiscale, fără a aloca resurse suplimentare din bugetul intern.
Cum ajută MyWiz la raportarea SAF-T
Pentru firmele care caută o soluție simplă și eficientă pentru conformarea cu cerințele SAF-T, MyWiz oferă un set complet de instrumente ce automatizează întregul proces de raportare. Cu ajutorul acestei platforme, companiile pot reduce timpul și efortul necesar pentru gestionarea declarației 406.
MyWiz permite generarea automată a fișierului SAF-T în format XML, conform cerințelor ANAF, asigurând o raportare rapidă și precisă. În plus, platforma integrează un sistem de import automat de date din facturi, extrase bancare și alte documente contabile, ce elimină necesitatea introducerii manuale a informațiilor.
Aplicația mai permite și validarea fișierului înainte de transmitere, ceea ce ajută la identificarea și corectarea eventualelor erori înainte ca acestea să fie detectate de ANAF. MyWiz se poate integra cu alte sisteme contabile, care asigură un flux de date coerent și fluid.
Transmiterea directă a declarației către ANAF se face fără intervenție manuală, iar sistemul trimite notificări automate, astfel încât firmele să respecte termenii limită și să evite sancțiunile.
Prin utilizarea MyWiz, firmele mici își iau la revedere de la sancțiunile și complicațiile administrative. Digitalizarea este viitorul fiscalității, iar adaptarea rapidă la aceste schimbări garantează un avantaj competitiv pe termen lung.
De asemenea, My Wiz le oferă contabililor oportunitatea de a deveni pilonii-cheie în adaptarea firmelor mici la noile reguli fiscale, expertiza lor face diferența între haos și conformitate.
