Dispoziția de plată este un formular financiar contabil care atestă tranzacții de numerar derulate prin casierie și justifică înregistrarea acestora în registrul de casa și în contabilitate.
Denumirea completă a formularului este Dispoziție ……….. către casierie, spațiul liber completandu-se cu încasare sau plată, în funcție de operațiunile pentru care se întocmește.
Prin urmare, același formular poate fi folosit atât ca Dispoziție de plată către casierie cât și ca
Dispoziție de încasare către casierie.
Ce este dispoziția de plată
Dispoziția de plată este varianta formularului Dispoziția de plată / încasare către casierie folosită atunci cand se achită anumite sume cu numerar din casierie. Printre acestea enumerăm:
- avansuri aprobate pentru cheltuieli de deplasare
- diferenţa de încasat de către titularul de avans, atunci cand justifică sume mai mari decât avansul primit
- avansuri pentru procurare de materiale
Deasemenea, acest formular justifică înregistrarea în Registrul de casă și respectiv în contabilitate, pentru plățile în numerar efectuate fără alt document justificativ ca de exemplu statul de salarii sau lista de avans chenzinal.
Ce este dispoziția de încasare
Dispoziția de încasare este varianta formularului Dispoziția de plată / încasare către casierie folosită pentru a încasa numerar în casierie, atunci cand nu exista alte documente prin care se dispune încasarea, ca de exemplu avize sau somaţii de plată. Condiția este ca aceste încasări sa nu reprezinte venituri din activitatea de exploatare.
Cum se face o dispoziție de plată / încasare
Dispoziția de plată / încasare NU este un formular cu regim special. Prin urmare, poate fi întocmit pe hartie folosindu-se formulare tipizate, creat în format electronic (excel, word, pdf) sau prin intermediul aplicațiilor online.
Condiția este să se respecte conținutul de informații impus de lege, precum şi normele de întocmire şi utilizare a acestora (Anexa nr. 3 / 05 Nov.2015 privind modelele documentelor financiar-contabile, conținută de Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2.634 / 5 Nov. 2015).
Model dispoziție de plată / încasare către casierie
Pentru dispoziția de plată / încasare către casierie s-a stabilit modelul 14-4-4
Model dispoziție de plată / încasare – față
Model dispoziție de plată / încasare – verso
Mențiune
Pentru formularul creat pe calculator, nu este neapărat necesară imprimarea față-verso, cu condiția ca acel model de dispoziție de plată/încasare să includă toate informațiile obligatorii.
Descarcă un model dispozitie plată / încasare
Cum se completează o dispoziție de încasare / plată
Ca orice alt document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dispoziția de plată poate dobândi calitatea de document justificativ numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare.
Prin urmare, indiferent ce model de Dispoziție de plată alegem sa folosim, este foarte important să completăm toate datele obligatorii.
Care sunt informațiile obligatorii pe Dispoziția de plată
Elementele minime obligatorii stabilite pentru acest formular sunt următoarele:
- denumirea unităţii;
- denumire formular: plată / încasare;
- numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
- numele şi prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care încasează/restituie suma;
- suma încasată/restituită (în cifre şi în litere); scopul încasării/plăţii;
- semnături: conducătorul unităţii, compartimentul financiar-contabil;
- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data şi semnătura;
- casier; suma plătită/încasată; data şi semnătura
Mențiune
Numărul de exemplare în care trebuie întocmit acest formular nu mai este stabilit prin lege, acesta se stabileşte prin proceduri proprii de fiecare entitate în parte în funcţie de necesităţi.
Pe prima față a formularului la “Entitatea …” se completează denumirea unității care întocmește documentul.
Pe verso, secțiunea “Date suplimentare privind beneficiarul sumei” se va completa doar în cazul în care Dispoziția este de plată.
Cum corectăm o dispoziție de plată
Atenție!
Conform legii, NU se admit corecturi la documentele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul, prin urmare nici în Dispoziția de încasare / plată către casierie.
Acest fapt este reglementat de Ordinul 3512/2008, norma metodologică din 27.11.2008 de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, articolul 11.
Dacă se greșește ceva în întocmirea documentului, atunci acesta se va anula. În situația în care se folosește un carnet de dispoziții de plată, atunci exemplarele anulate vor rămâne în carnetul respectiv.
Dispoziție de încasare sau Chitanță?
Deși ambele formulare sunt folosite pentru a justifica depunerea unei sume de bani în casierie, utilizarea lor NU este identică.
| Dispoziție de încasare | Chitanță |
|---|---|
| document financiar fără regim special | formular cu regim special de tipărire, înseriere și numerotare |
| sumele încasate NU reprezintă venituri din activitatea de exploatare (de ex. vanzarea produselor/serviciilor) | sumele încasate reprezintă venituri din activitatea de exploatare (de ex. vanzarea produselor/serviciilor) |
| NU este precizat numărul de exemplare | Se întocmește în 2 exemplare |
| se folosește când nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize sau somatii de plata) | se folosește pentru a încasa o factură de la client, în cazul în care nu exista casă de marcat |
Situații în care folosim Dispoziția de plată (exemple)
1. Creditarea societății de către asociat
De fiecare dată când un asociat va credita societatea se va întocmi un „Contract de împrumut”. Ulterior,
- dacă banii se încasează numerar prin casierie, atunci de va întocmi Dispoziție de încasare.
- dacă creditarea se face în contul curent al societății, atunci se va avea la bază ” Foaia de varsamant /de depunere numerar” unde se menționează natura operațiunii.
Restituirea din casieria societății se face pe baza Dispoziției de plată.
2. Plăți făcute de administrator în numele societății
Dacă administratorul plătește ceva în numele societății din sursele proprii (cont sau numerar personal) atunci:
- se întocmește un decont de cheltuieli interne ca să se poată înregistra în baza lui plata facturii
- se întocmește o dispoziție de plată din casierie pe numele administratorului și se trece în Registrul de casă la rubrica plăți
3. Ordinul de deplasare (delegația)
Ordinul de deplasare (delegația) se întocmeşte într-un exemplar ca dispoziție pentru persoana care urmează sa facă deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate.
La decontarea avansului dacă:
- suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenţa de primit de titularul de avans se întocmeşte dispoziţie de plată către casierie
- cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenta de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de dispoziţie de încasare
4. Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)
Decontul de cheltuieli (pentru deplasări externe) se întocmeşte într-un exemplar de titularul de avans pentru decontarea cheltuielilor efectuate pe întreaga durată a deplasării în străinătate, pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit, precum și ca document justificativ de înregistrare în registrul de casa (în valută) şi în contabilitate.
La decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasării dacă:
- suma cheltuielilor efective depăşeşte avansul primit la casieria unității titularul de avans semnează pentru primirea diferentei respective, fără a se mai întocmi document distinct
- sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Chitanță pentru operaţiuni în valută, Dispoziţie de încasare către casierie, după caz
5. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale)
Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internaționale) se întocmeşte la unităţile care executa transporturi în străinătate, într-un exemplar, de către titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe întregul parcurs.
La decontarea avansului dacă:
- suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie.
- sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decât avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către casierie.
Limitări în privința plăților numerar din casierie
Operaţiunile de încasări şi plăţi prin numerar pot fi efectuate în următoarele condiții de, și către, următoarele entități:
- persoane juridice
- persoane fizice autorizate
- întreprinderi individuale
- întreprinderi familiale
- liber profesionişti
- persoane fizice care desfăşoară activităţi în mod independent
- asocieri şi alte entităţi cu sau fără personalitate juridică
Plafon zilnic pentru încasările efectuate de entități, de la alte entități
- 5.000 lei de la o persoană, în cazul entităților enumerate mai sus
- 10.000 lei de la o persoană, în cazul entităților enumerate mai sus – de către magazinele de tipul cash and carry
Plafonul zilnic pentru încasările efectuate de entități de la persoane fizice este de 10.000 lei de la o persoană.
Plafon zilnic pentru plățile efectuate de entități către alte entități
- 5.000 lei/persoană, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi în cazul persoanelor enumerate mai sus
- 10.000 lei către magazinele de tipul cash and carry
- 5.000 lei pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare
Plafonul zilnic pentru plățile efectuate de entități către persoane fizice este de 10.000 lei de la o persoană.
Cum arhivăm și cât păstrăm dispozițiile de încasare / plată
În activitatea de zi cu zi, dispozițiile de plată vor fi circula la:
- persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de lege
- persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective
- casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plată
- la plătitor (un exemplar)
- la compartimentul financiar-contabil (alt exemplar)
Odată ajuns la compartimentul financiar contabil, documentul se anexează Registrului de casă pentru efectuarea înregistrărilor contabile și se arhivează.
Dispozițiile de plata sunt documente financiare care se păstrează pe o perioadă de 5 ani cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Dacă însă necesitățile proprii ale entității emitente impun acest lucru, acestea se pot păstra și pentru o perioadă de timp mai mare.
Dispoziția de plată se poate păstra la
- domiciliul fiscal
- sediul social sau
- sediile secundare ale entității emitente
pe hârtie sau pe suport electronic.
În cazul în care se folosesc programe informatice pentru ținerea evidenței contabile, dispozițiile se pot păstra pe suporturi tehnice, însă trebuie să poată fi listate în orice moment la solicitarea organelor de control.
Ca toate documentele financiar-contabile, dispozițiile de plată se pot păstra în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, şi de către operatori economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice.
În oricare dintre aceste situații, răspunderea pentru păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului sau persoanei care gestionează entitatea care le-a întocmit.
Mențiune
Constituie contravenție nerespectarea reglementărilor legale cu privire la întocmirea, utilizarea, păstrarea, reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse, și arhivarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiunile efectuate.
