Registrul de casă

Ce este Registru de casă

Registrul de casă este documentul prin care o entitate ține evidența încasărilor și plăților pe care le face cu numerar prin casierie. 

Casierul va întocmi zilnic Registrul de casă în baza documentelor justificative, înregistrându-le în ordine cronologică. Ulterior îl va preda către contabilitate însoțit de documentele anexe.

Precizare: În acest context cuvantul “entitate” defineste persoanele fizice și juridice care desfășoară activități economice în sfera producției, circulației mărfurilor și serviciilor. 

 

La ce se folosește Registrul de casă

În afară de înregistrarea operativă a încasărilor şi plăţilor, prin intermediul acestui document entitatea are posibilitatea să verifice soldul de casă și să înregistreze în contabilitate operațiunile cu numerar. Suplimentar, analizarea informațiilor înregistrate sunt utile în pregătirea prognozelor cu privire la fluxul de numerar. 

 

Modele de Registru de casă

Modelul Registrului de casă este stabilit prin Ordinul 3512/2008 privind documentele financiar-contabile. Însă, în conformitate cu legislația în vigoare, dacă se respectă conținutul minimal prevăzut, acest model poate fi adaptat în funcție de necesități.

Registru de casă în ron

Registru de casă model 14-4-7A

(descarcă în format Word)

Registru de casă model 14-4-7bA

(descarcă în format Word)

Registru de casă în valută

Registru de casă în valută model 14-4-7/aA

Registru de casă în valută model 14-4-7/cA

Câte Registre de casă se folosesc

Registrul de casă se întocmește separat pentru fiecare punct de lucru și pentru fiecare valută folosită.

Să presupunem că o entitate economică are trei puncte de lucru și la fiecare dintre ele face încasări și plăți atat în ron cat și în euro. În aceasta situatie, entitatea va întocmi pentru fiecare dintre cele trei puncte de lucru cîte două Registre de casă, respectiv:

 

• pentru RON: Registru de casa model 14-4-7A sau 14-4-7bA
• pentru EURO: Registru de casă în valută model 14-4-7/aA sau 14-4-7/cA

 

Cum se completează Registru de casă

Modul în care se completează Registrul de casă este la alegerea entității economice. 

Documentul poate fi completat

• pe formulare tipizate care pot fi achizitionate sub forma de carnet iar pe acestea se vor completa datele cu cerneală sau pix cu pastă
• într-o foaie de calcul excel
• formulare editabile în format word sau pdf
• automat prin intermediul aplicațiilor speciale 

 

Aceste formulare trebuie să fie corect completate în baza documentelor care justifică încasările și plățile, și să includă toate informațiile care sunt obligatorii prin lege. 

 

Important: Registrul de casă se completează în două exemplare

 

Avantajele registrului de casă online

 

Registru de casă făcut într-o aplicație specializată este cel mai simplu și mai sigur de utilizat. Și asta cu atat mai mult dacă folosești un serviciu de contabilitate și management financiar bazat pe o platformă software online complet automatizată.

 

De altfel, în aceasta situație întocmirea Registrului de casă chiar nu presupune niciun efort din partea ta. Tu trebuie doar să selectezi intervalul de timp pentru care dorești să vizualizezi documentul.

 

În MyWiz, pe măsură ce înregistrezi plățile și încasările cu numerar, emițând documentele aferente (chitanta, dispozitii de plata/incasare), ele sunt în mod automat incluse Registrul de casă.

Dacă dorești, poți tipări sau descărca Registru de casă pentru a-l îndosaria împreună cu actele justificative aferente.

 

Elemente obligatorii pentru Registrul de casă 

Ca orice alt document contabil folosit la înregistrarea, centralizarea și  prelucrarea operaţiunilor economico-financiare, Registrul de casă trebuie sa includă următoarele date:

• denumirea entităţii;
• data întocmirii documentului contabil;
• felul, numărul şi data documentului justificativ;
• sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
• semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.

 

Însă, așa cum am văzut, documentul poate fi  întocmit printr-un mijloc electronic. În această situație semnătura nu este obligatorie, însă entitatea trebuie sa stabilească o procedura proprie prin care sa-i poată identifica pe cei responsabili de întocmirea și aprobarea acelui document.

 

Atenție! Eventualele erori din documentele financiar-contabile vor fi corectate pe toate exemplarele emise prin tăierea greșelii cu o linie și notarea numărului/cuvantului corect alături. 

De asemenea, se pune data și se semnează alături, pentru confirmarea modificării făcute.

 

Reguli generale de întocmire a registrului de casă

Se va întocmi registrul de casă în fiecare zi în care se desfășoară încasări și plăți cu numerar din casierie.

Înregistrările se vor completa pe fiecare rând, fără să se lase rânduri libere.

Se vor bara rândurile necompletate care rămân libere la final.

Soldul final nu poate fi niciodată negativ.

 

Registrul de casă în lei

• Soldul din ziua precedentă se va prelua din înregistrările anterioare
• Se trec în registru de casă toate încasările și plățile cu numerar din ziua respectivă, numerotându-le liniile în ordine cronologică
• Pentru fiecare document justificativ se va specifica atat numarul acestuia cat și tipul lui (chitanță, bon fiscal, dispoziție de plată, dispoziție de încasare)
• Încasările și cheltuielile se trec separat, fiecare pe coloana aferentă
• Se calculează și se notează Soldul final al zilei iar acesta va reprezenta soldul inițial pentru ziua următoare

 

Registrul de casă în valută

Procedura de completare a registrului de casă în valută este similară cu cea a registrului în lei. În plus, pe ultima coloană se va trece și contravaloarea în lei a sumei încasate sau plătite în valută.

 

De reținut: Dacă entitatea economică face operațiuni cu numerar în mai multe valute, atunci va întocmi registru de casa pentru fiecare dintre ele.

 

Limitări cu privire la operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar

 

Legea 70/2014 stabilește faptul că:

• persoane juridice,
• persoane fizice autorizate,
• întreprinderi individuale,
• întreprinderi familiale,
• liber profesionişti,
• persoane fizice care desfăşoară activităţi în mod independent,
• asocieri şi alte entităţi cu sau fără personalitate juridică, 

pot face doar în anumite condiții încasări si plății cu numerar.

 

Aceste limitări sunt următoarele:

• 5000 lei pe zi de la o persoană – încasări;
• 10.000 lei/zi – încasări ale magazinelor de tipul cash and carry de la entitățile enumerate mai sus; 
• 5.000 lei/entitate/zi – plăţi către entitățile de mai sus, dar nu mai mult de 10.000 lei/zi;
• 10.000 lei/zi – plăţi către magazinele de tipul cash and carry; 
• 5.000/zi/persoană care a primit avansuri spre decontare – plăţi din avansuri spre decontare.

 

De asemenea se interzic

• plățile fragmentate în numerar către furnizorii de bunuri şi servicii pentru facturile a căror valoare este mai mare de 5.000 lei şi, respectiv, de 10.000 lei, către magazinele de tipul cash and carry;
• încasările fragmentate în numerar de la beneficiari pentru facturile a căror valoare este mai mare de 5.000 lei şi, respectiv, de 10.000 lei, în cazul magazinelor de tipul cash and carry;
• fragmentarea facturilor pentru o livrare de bunuri sau o prestare de servicii a căror valoare este mai mare de 5.000 lei, respectiv de 10.000 lei.

 

Organizarea registrului de casă

Registrul de casă se întocmește în ordine cronologică. Prin urmare, filele acestuia se vor aranja și ele în aceeași ordine în care se completează.

Fiecare filă a Registrului de casă va avea atașate actele justificative care stau la baza înregistrărilor făcute. Pentru o comoditate mai mare este indicat ca actele justificative cu format mic sa fie prinse de o coala A4

Odată pregătit, Registru de casă împreună cu actele atașate, se vor preda sub semnătura departamentului financiar-contabil.

 

Arhivarea și păstrarea Registrului de casă

Registrul de casă se arhivează pentru o durată de 10 ani. De remarcat însă că legea prevede pentru actele justificative atașate la el o perioada obligatorie de numai 5 ani (chitanțe, dispoziții de plata).

 

Cine este responsabil de Registrul de casă

Fiind documentul care centralizează operațiunile cu numerar ale casieriei entității economice, responsabilitatea intocmirii Registrului de casă îi revine casierului.

Acesta trebuie să

• încaseze și elibereze numerar,
• completeze în doua exemplare registrul de casă,
• atașeze toate documentele justificative pentru operațiunile făcute,
• semneze cele doua exemplare,
• predea departamentului financiar-contabil Registrul de casă cu tot cu documentele justificative atașate.

 

Cine este casierul

Casierul este persoana desemnată ca responsabilă pentru casa de bani, efectuarea încasărilor și plăților cu numerar, și păstrarea hârtiilor de valoare. 

 

Ce este casieria

Casieria este locația unde se păstrează casa de bani, se fac operațiunile cu numerar și unde unde de regulă își desfășoară activitatea casierul.

 

După ce a primit Registru de casă, contabilul trebuie sa verifice dacă toate înregistrările și calculele sunt corecte, dacă documentele justificative atașate corespund și sunt corect întocmite. 

De asemenea tot contabilul trebuie sa mai verifice și respectarea prevederilor legate de plafonul de încasări și plăți zilnice și dacă soldul scriptic final corespunde cu soldul faptic.

 

Art. 10 alin. 4 din legea contabilității prevede că răspunderea pentru aplicarea corespunzătoare a prevederilor legale revine directorului economic, contabilul-șef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie, împreună cu personalul din subordine. 

 

Cine semnează Registrul de casă

Casierul trebuie sa semneze registrul de casă pe care îl întocmește pentru a confirma înregistrările făcute și soldul de casă.

Contabilul după ce face verificările necesare semnează și păstrează unul dintre exemplare (al doilea dacă este tipizat autocopiativ)

 

Contravenții și sancțiuni

Conform legii se consideră contraventie și se sancționează cu amendă cuprinsă între 300 și 4.000 lei:

• nerespectarea reglementărilor contabile cu privire la întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiunile efectuate,
• înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă,
• păstrarea și arhivarea acestora,
• reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse.

 

Ce trecem în Registrul de casă

• Chitanța Cod 14-4-1

• Chitanța pentru operațiuni în valută Cod 14-4-1/a

Acestea justifică înregistrarea în registrul de casă/registrul de casă în valută şi în contabilitate a încasărilor şi plăţilor efectuate în numerar (lei/valută), precum și a depunerilor de sume la casieria entității. 

 

• Dispoziția de plată către casierie Cod 14-4-4

Documentul justifică achitarea în numerar a unor sume ca de exemplu avansurile aprobate pentru cheltuieli de deplasare, diferenţa de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale, este un document justificativ de înregistrare în Registrul de casă şi în contabilitate

 

• Dispoziția de încasare către casierie Cod 14-4-4

Documentul justifică încasarea în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, este un document justificativ de înregistrare în Registrul de casă şi în contabilitate

 

• Decont de cheltuieli pentru deplasări externe Cod 14-5-5

• Decont de cheltuieli transporturi internationale Cod 14-5-5/a

 

Ambele servesc ca documente pentru: 

– decontarea cheltuielilor efectuate (în valută şi în lei), cu ocazia deplasării în străinătate

– documente pentru stabilirea diferenţelor de primit de la titularul de avans sau de achitat acestuia

– documente justificative de înregistrare în Registrul de casă (în valută) şi în contabilitate.

 

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenta de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Chitanţă pentru operaţiuni în valută (cod 14-4-1/a) sau Dispoziţie de încasare către casierie (cod 14-4-4), după caz

 

• Bon fiscal

Entitățile trebuie sa aibă în vedere faptul ca bonurile fiscale se anexează la registrul de casa. Ele sunt documente care atestă efectuarea plății. Conform legii:

“- înregistrarea în contabilitate a bunurilor achiziţionate sau a cheltuielilor efectuate de entitate şi achitate pe bază de bon fiscal (cu numerar sau card bancar), se poate efectua dacă:

1. a) entitatea solicită furnizorului factura aferentă bunurilor livrate sau serviciilor prestate, având ca anexă bonul fiscal emis de aparatul de marcat electronic fiscal

sau

1. b) entitatea justifică cheltuielile efectuate fie prin documente care atestă intrarea în gestiune a bunurilor achiziţionate, fie cu alte documente, cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexează bonul fiscal, documentele respective fiind avizate de persoana care aprobă efectuarea acestor cheltuieli.

 

În cazul achiziţionării carburanţilor auto pe bază de bon fiscal, în conformitate cu prevederile din Codul fiscal, aceste bonuri pot fi utilizate şi ca documente justificative care stau la baza înregistrării cheltuielilor în contabilitate, dacă sunt ştampilate şi au înscrise denumirea cumpărătorului şi numărul de înmatriculare a autovehiculului”

 

• Raportul Z

Raportul Z constituie document justificativ de înregistrare a încasărilor zilnice din Registrul de casa în evidenta contabilă a utilizatorului.

 

Entitățile economice care folosesc casa de marcat, vor scoate la finalul zilei raportul zilnic Z și vor înregistra în Registrul de casa valoarea totală zilnică a operațiunilor efectuate.

 

NU se trec în registrul de casă

ATENȚIE!

1. Procesul-verbal de plăți NU se înregistrează la plăti în registrul de casă, însă se anexează la exemplarul 2 al acestuia.

De la data înmânării sumelor până la data când casierii plătitori justifică sumele primite la casieria unității, aceste sume figureaza în soldul casei; 

 

1. Facturile NU se trec în registru de casă

Facturile reprezinta crearea, instituirea unor creante, datorii care se sting în momentul efectuării plății ce se justifică prin bon fiscal sau chitanță.

 

Plafoanele de casierie

Conform legii nu există plafoane cu privire la suma maximă ce poate exista la un moment dat în casieria unei entități economice. De asemenea nu exista limite în privința intervalului de timp în care banii se pot pastra in casierie. Prin urmare, se poate păstra oricand si oricat, însă la un control sumele din registrul de casă trebuie sa se regaseasca in casierie.

În anumite situații, prin norme interne se pot seta plafoane maxime ale numerarului din casierie. 

 

Cum calculezi Soldul final al zilei

Soldul final al Registrului de casă este dat de soldul inițial la care se adaugă operațiunile de încasare numerar și din care se scad operațiunile de plată cu numerar. În orice moment soldul scriptic (cel calculat) trebuie sa corespundă cu soldul faptic (banii efectiv existenti in casierie).

 

Dacă un control al autorităților fiscale stabilește ca numerarul din casierie este mai mare decat soldul atunci surplusul poate fi reclasificat ca:

• dividende și în acest caz se aplica impozitul aferent (5%)
• venituri din alte surse, și se impozitează corespunzător (10%) în situația în care nu mai exista rezultat care sa fie repartizat ca dividende

 

Foarte important: Soldul zilei nu poate fi niciodată negativ.

 

Dacă casierul are de făcut o plată în numerar mai mare decat soldul din casă de la momentul respectiv, administratorul are posibilitatea sa crediteze firma.

Creditarea firmei de către administrator

Printr-o Dispoziție de încasare cu explicația “Creditare societate” se depune in casierie suma necesară astfel incat solul sa ramână măcar zero.

 

Descarca model registru de casa excel