BUSINESS KNOW-HOW, Finanțe pentru afacerea ta

Sistemul RO e-Factura și Factura electronică în România

Ce este Sistemul Ro e-Factura 

 

RO e-Factura este un sistem informatic de raportare, stocare și descărcare a facturilor a cărui aplicare este obligatorie începând de la 01 Iulie 2022. Obligativitatea intervine atât pentru operatorii economici care comercializează bunuri considerate a prezenta un risc ridicat de evaziune fiscală, cât și în cadrul contractelor de achiziţie publică.

Bunurile a căror comercializare în relaţia B2B este considerată a prezenta un risc ridicat de evaziune fiscală pentru care se transmit facturile emise în Sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura sunt:

  • Legume;
  • Fructele;
  • Băuturile alcoolice;
  • Construcții noi;
  • Produsele minerale (ape și nisip, pietriș);
  • Articolele de îmbrăcăminte;
  • Articolele de încălțăminte;

Lista detaliată a categoriilor de produse și bunuri, respectiv grupele și codurile NC, considerate cu risc fiscal se regaseste în OPANAF 12/2022 și va fi reevaluată periodic.

În ce scop se aplică Sistemul Ro e-Factura

În primul rând trebuie menționat faptul că Sistemul Ro e-Factura creează un nivel mult mai mare de transparenţă în relaţia dintre contribuabili şi autorităţile fiscale. Este un serviciu electronic pentru emiterea și primirea facturilor, ce contribuie la susținerea unui mediu fiscal eficient și la crearea unui mediu concurențial corect.

Prin Sistemul Ro e-Factura se urmărește combaterea fraudei și a evaziunii fiscale, prin urmare și îmbunătățirea colectării TVA-ului la bugetul de stat. Acest fapt este posibil tocmai prin faptul că factura electronică este accesibilă în timp real pentru ANAF care poate verifica suprapunerile dintre TVA declarată și colectată și facturile emise și primite.

Cine are obligația să folosească sistemul de facturare electronică

Următoarele categorii operatori economici de sunt obligate să aplice RO e-Factura incepand cu 01 Iulie 2022:

Operatorii economici care comercializează bunurile cu risc ridicat de evaziune fiscală 

În relaţia comercială dintre doi operatori economici (business-to-business – B2B) există obligativitatea de a comunica facturile inclusiv prin sistemul Ro e-Factura incepand de la 01 Iulie 2022 dacă comercializează bunuri cu risc ridicat de evaziune fiscală.

Agențiile de turism, lanțurile hoteliere și unitățile de cazare

Companiile de construcții și dezvoltatorii imobiliari

Toți cei implicați în contractele de achiziție publică

În relaţia economică între un operator economic şi autorităţi ca entităţi contractante (business-to-government – B2G) se întâlnesc două situații și anume:

  • Operatorii economici români au obligația de a utiliza sistemul de facturare electronică;
  • Operatorii economici străini au opțiunea de a utiliza sistemul de facturare electronică.
De reținut:

Toți emitenții care vor transmite facturi electronice către autoritățile și entitățile contractante trebuie sa dețină un Certificat Digital Calificat înregistrat în sistemul gestionat de către Ministerul Finanțelor, prin ANAF. Este vorba despre același certificat care se folosește și pentru depunerea declarațiilor fiscale.

Cum funcționează Sistemului Ro e-Factura

Sistemul RO e-Factură a fost a creat, dezvoltat și este administrat la nivel național de Ministerul Finanțelor și poate fi accesat în Spațiului Privat  Virtual (SPV), utilizând aceleași credențiale (utilizator și parola de acces).

Informații suplimentare:

Spaţiul Privat Virtual (SPV) este un serviciu gratuit oferit atat persoanelor fizice cat și celor juridice iar utilizatoriii pot beneficia de:

  • informaţii cu privire la obligaţiile fiscale;
  • posibilitatea de a primi acte administrativ fiscale și alte documente;
  • informaţii cu privire la contribuţiile sociale;
  • acces și la alte servicii electronice pe care SPV le oferă, printre care și RO e-Factura

În cadrul acestui sistem, factura electronică elaborată de emitent în conformitate cu anumite standarde europene, este primită, verificată și i se aplică sigiliul Ministerului de Finanțe dacă aceasta este corect întocmită. Ulterior destinatarul facturii este notificat că poate descărca factura.

Mențiune:

Semnătura electronică a Ministerului Finanțelor certifică faptul că nu mai sunt permise intervenții asupra conținutului facturii electronice.

Dacă însă în factura transmisă prin sistemul RO e-Factura se identifică erori, atunci emitentul primește un fișier cu erorile identificate pentru a le corecta. Ulterior are posibilitatea să transmită noua factură tot prin intermediul sistemului RO e-Factura.

De reținut:

La destinatar va ajunge doar versiunea finală a facturii, cea fără erori și cu sigiliul Ministerului de Finanțe. Prin urmare, data comunicării facturii în funcție de care începe sa curgă termenul de plată, va fi considerată data la care destinatarul este notificat că are factura disponibilă pentru a fi descărcată.

Obiecțiile destinatarului cu privire la factura primită pot fi făcute prin transmiterea către emitent a unui mesaj prin intermediul sistemul Ro e-Factură. În cazul contractelor de achiziție publică acest lucru se poate face și prin intermediul sistemului național de raportare — Forexebug.

Utilizarea Sistemului RO e-Factura

Registrul RO e-Factura poate fi accesat pe site-ul ANAF la secțiunea Servicii WEB – Registre – registrul e-Factura.

Ce este Registrul RO e-Factura

Registrul RO e-Factura poate fi privit ca o baza de date online, disponibilă public și afișată pe site-ul ANAF.

În baza cererilor de înregistrare sau radiere depuse de operatorii economici, acest registru va fi actualizat în mod permanent cu următoarele informații:

  • codul de identificare fiscală / codul de înregistrare în scopuri de TVA;
  • denumirea / numele și prenumele operatorului economic;
  • adresa domiciliului fiscal;
  • data la care s-a solicitat înregistrarea în Registrul RO e-Factura; 
  • data înscrierii în Registrul RO e-Factura.

Înregistrarea în Registrul Ro e-Factura

Pentru înregistrarea în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura în relațiile comerciale cu alți operatori economici (B2B) sau, daca este cazul, pentru renunțarea la înregistrarea în Registrul RO e-Factura, se va completa și transmite la distanță Formularul 084 „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura / renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura”. 

Principalele secțiuni care trebuie completate în Cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura sunt:

– Datele de identificare a operatorului economic:

  • Denumire/Nume, prenume
  • Cod de identificare fiscală
  • Domiciliul fiscal

– În caz de reprezentare prin împuternicit/reprezentant legal/reprezentant fiscal (dacă acesta face înscrierea)

  • numărul și data înregistrării la organul fiscal a actului de împuternicire, în original sau în copie legalizată

Sau

  • numărul și data documentului care atestă calitatea de reprezentant legal/reprezentant fiscal

Și

  • datele de identificare ale împuternicitului/ reprezentantului legal/reprezentantului fiscal

– Cerere privind înregistrarea în Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică (Registrul RO e-Factura – se bifează;

SAU

– Renunțare la cererea privind înregistrarea în Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică (Registrul RO e-Factura) – se bifează.

Sursa imagine

De retinut:

Formularul poate fi completat și transmis de către operatorul economic sau de împuternicitul/reprezentantul legal/reprezentantul fiscal.

Odată îndeplinită această formalitate, operatorul economic va fi înscris în Registrul RO e-Factura începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii.

Din acel moment operatorul economic va dobandi atât calitatea de emitent de facturi electronice în cadrul sistemului RO e-Factura cât și cea de destinatar. Acest lucru înseamnă că va avea posibilitatea atât să transmită facturi prin intermediul sistemului, cât și să primească.

Atentie:

Formularul 084 se completează doar electronic și se transmite doar online

Ce informații sunt disponibile în Registrul RO e-Factura și cine le poate accesa

În Registrul RO e-Factura se pot consulta informații cu privire la operatorii economici de către orice persoana interesată, prin codul de identificare fiscală sau prin codul de înregistrare în scopuri de TVA.

Datele disponibile sunt:

  • denumirea/numele, prenumele și adresa la care își are domiciliul fiscal fiecare operator economic care figurează în Registru;
  • calitatea de operator înregistrat în Registrul RO e-Factura sau de operator neînregistrat în Registrul RO e-Factura.

Transmiterea facturilor electronice

În cazul facturilor electronice emise în relația B2B (Business to Business)

Pentru a putea transmite sau primi factura electronica ambele entitati economice, atât emitentul (cel care transmite factura electronică) cât și destinatarul acesteia, trebuie sa fie înregistrate în Registrul RO e-Factura.

În cazul facturilor electronice emise în relație B2G (Business to Government)

În ceea ce privește destinatarii facturilor electronice emise în relaţia B2G, aceștia au două opțiuni de primire și descărcare:

  1. Prin accesarea secţiunii Factură electronică disponibilă în Spaţiul privat virtual din cadrul portalului ANAF;
  2. Prin accesarea “Punctului Unic de Acces” de pe site-ul Ministerului Finanţelor – Sistemul naţional de raportare Forexebug, secţiunea “Vizualizare rapoarte” – “Facturi electronice”, în cazul celor înregistraţi în Registrul entităţilor publice.

Ce este factura electronică

În concordanță cu Sistemul RO e-factura, Factura electronică este considerată cea emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată de către sistemul RO e-Factură.

Factura electronică trebuie să respecte Directiva Europeană 55/2014  și standardele tehnice europene SR EN 16931-1

Cum se transmite factura electronică prin intermediul RO e-Factura

Pentru a transmite o factură electronică, operatorul economic emitent trebuie în primul rând să o pregătească conform formatului XML predefinit. Ulterior, emitentul se va conecta la SPV (Spatiul Virtual Privat), va accesa secțiunea Factura electronică / Trimitere factură și va încărca fișierul în Sistemul RO e-Factura.

În aceasta etapă, facturii electronice îi va fi alocat un număr de identificare care va fi utilizat ca referință în etapele următoare.

De reținut:

Dacă operatorul economic înscris în Registrul RO e-factura emite facturi către destinatari  care nu sunt înscriși în acest Registru, atunci se vor aplica prevederile art. 319 din legea 227/2015 privind Codul Fiscal.

Cum se verifică factura electronică transmisă

Factura electronică introdusă de emitent, este verificată în mod automat de sistemul RO e-Factura din punct de vedere semantic și al structurii și sintaxei. În aceasta etapă pot apărea următoarele două situații:

  • NU se identifică erori în factura electronică transmisă

Dacă totul este în regulă cu factura transmisă, atunci factura va fi semnată cu semnatura electronică a Ministerului Finanțelor. Din acest moment nu se mai pot efectua modificări asupra facturii iar atat emitentul cat și destinatarul pot accesa documentul arhivat ca fisier zip în sistemul RO e-Factura.

  • Se identifică erori în factura electronică transmisă

În cazul în care la verificarea făcută se identifică erori în factură, sistemul RO e-Factura nu o va considera înregistrată și va returna emitentului o notificare și un fișier arhivă de tip zip cu semnalarea erorilor identificate.

În aceasta situație emitentul are posibilitatea sa transmită prin intermediul aceluiași sistem factura electronică corectă.

Trebuie sa retinem un fapt important, și anume ca în sistemul RO e-Factura Emitentul NU are posibilitatea sa retransmită o factură iar Destinatarul NU are posibilitatea sa returneze o factură.

Sistemul verifică și acceptă (sau nu) fiecare fișier în parte ca document în sine, nu ca și versiune a unuia anterior. 

 

Cum corectăm o factură electronică emisă eronat

Dacă factura electronică pe care Emitentul a transmis-o către Destinatar are formatul necesar pentru a fi acceptată de sistemul RO e-Factura, însă destinatarul are obiecții cu privire la cele înscrise, factura nu poate fi returnată emitentului. 

În această situație destinatarul va înștiința emitentul prin înscrierea unui mesaj în acest sens în 

sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura iar emitentul are posibilitatea să corecteze factura în concordanță cu ART. 330 Corectarea facturilor, din Legea nr. 227/2015 privind codul Fiscal.

Cum în cazul facturii electronice momentul în care factura a fost acceptată de sistem și semnată cu semnătura electronică a Ministerului Finantelor reprezinta și faptul că factura a fost transmisă destinatarului, aceasta nu se mai poate anula.

Însă, se pot aplica următoarele măsuri valabile și în cazul facturilor normale:

 

  • Se emite o nouă factură care să cuprindă pe de-o parte informațiile din factura inițială, numărul și data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, după caz, o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, iar, pe de altă parte, informațiile și valorile corecte. 

Sau

  • Se va emite o nouă factură conținând informațiile și valorile corecte și concomitent se emite o factură cu valorile cu semnul minus sau, după caz, cu o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, în care se înscriu numărul și data facturii corectate.

 

Cum aflăm că factura transmisă a fost acceptată de sistem și a ajuns la destinatar

Sistemul național RO e-Factura transmite în mod automat notificari atat Emitentului cat și Destinatarului  la adresele de email completate în SPV. Astfel, vor fi notificați:

atât Emitentul cât și Destinatarul despre:

  • Facturile electronice pe care s-a aplicat semnătura electronică a Ministerului Finanțelor care atestă primirea lor în sistemul RO e-Factura;
  • Mesaje transmise de către Destinatar și nedescărcate de către Emitent

iar Emitentul cu privire la:

Factura electronică în care s-au identificat erori și care NU este considerată transmisă în sistem

Fisierele incarcate și acceptate în sistem pot fi descărcate într-un interval de 60 de zile, urmând ca ulterior acestea sa fie arhivate electronic și eliberate la cerere.

Specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice, identificatorul setului de reguli operaționale specifice aplicabile la nivel național precum și regulile adiționale impuse de specificația tehnică și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice — RO_CIUS sunt aprobate cu OMFP 1366/2021.

 

Ce probleme ridică implementarea sistemului pentru operatorii economici 

În primul rand se remarcă faptul că nu sunt de neglijat costurile de implementare. Acestea au legătură în aceeași măsură cu timpul, resursele umane necesare precum și cele tehnice. 

Operatorul economic trebuie sa aleagă o soluție tehnică care să fie adaptată specificului activității pe care o desfășoară. De asemenea, dacă acesta folosește o soluție ERP atunci aceasta trebuie calibrată corespunzător. 

După cum am văzut, datele trebuie să fie pregatite într-un anume format standardizat iar pentru acest lucru este necesară găsirea celor mai potrivite modalități de prelucrare și pregătire a datelor în formatele cerute.  

Și nu în ultimul rand, este foarte important să fie înțelese corespunzător cerinţele de raportare pentru a se evita erorile.

 

Sistemul RO e-factura și avantajele pentru operatorii economici

Pe termen scurt implementarea acestui Sistemului RO e-Factura pare să fie doar o problemă în plus pentru operatorii economici obligați să îl implementeze. Însă, dacă privim imaginea în ansamblu și pe termen mai lung, vom remarca că vor apărea și avantaje. 

Costurile legate de imprimare, taxe postale pentru transmiterea facturilor sau costurile legate de stocarea acestora de vor diminua și chiar reduce în totalitate.

Să ne gandim numai la faptul că în cazul facturii electronice din Sistemul RO e-Factura “originalul” îl reprezintă fișierul căruia i s-a aplicat semnatura electronică a Ministerului Finanțelor.

Un alt avantaj îl poate constitui reducerea termenelor de plată și, deloc de neglijat sunt și evitarea întârzierilor și a costurilor legate de procesarea facturilor în contabilitate.

Sistemul Ro e-Factura face parte din procesul de digitalizare demarat încă din martie 2020 în vederea eficientizării colectării impozitelor și taxelor, vizând în principal îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale. Acesta se gestionează simultan cu alte sisteme complexe de colectare de datele fiscale și financiare de la contribuabili și anume Fișierul Standard de Control Fiscal SAF-T cu Declarația informativă D406 și e-Transport.

 

Legislație aplicabilă:

ORDIN al ministrului Finanțelor nr. 1.667 din 11 iulie 2022 pentru modificarea Procedurii de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, aprobată prin Ordinul ministrului finanțelor nr. 1.365/2021, și privind modificarea Ordinului viceprim-ministrului, ministrul finanțelor publice, nr. 2.004/2013 pentru aprobarea procedurilor privind registrul entităților publice și registrul altor entități.

 

LEGEA Nr. 139/2022 din 17 mai 2022 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, funcţionarea şi implementarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura şi factura electronică în România, precum şi pentru completarea Ordonanţei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărţii de identitate a vehiculului şi certificarea autenticităţii vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piaţă, punerii la dispoziţie pe piaţă, înmatriculării sau înregistrării în România, precum şi supravegherea pieţei pentru acestea.

 

ORDIN al Președintelui ANAF Nr. 12 din 6 ianuarie 2022 privind stabilirea produselor cu risc fiscal ridicat, comercializate în relaţia B2B

 

ORDIN al Ministrului Finanțelor Nr. 1365 din 5 Noiembrie 2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura

 

ORDIN al Ministrului Finanțelor Nr. 1366 din 5 Noiembrie 2021 pentru aprobarea Specificațiilor tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice — RO_CIUS ( Core Invoice Usage Specifications) — și a regulilor operaționale specifice aplicabile la nivel național

 

ORDIN al Președintelui ANAF Nr. 1713 din 27 Octombrie 2021 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea și înscrierea în cadrul Registrului RO e-Factura, precum și a modelului, conținutului și instrucțiunilor de completare ale formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura”

ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ Nr. 120 din 4 Octombrie 2021 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcţionarea şi implementarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura şi factura electronică în România, precum şi pentru completarea Ordonanţei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărţii de identitate a vehiculului şi certificarea autenticităţii vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piaţă, punerii la dispoziţie pe piaţă, înmatriculării sau înregistrării în România, precum şi supravegherea pieţei pentru acestea.

Noutăți