Factura storno

Ce este factura storno

Factura storno este documentul contabil cu care se rectifică tranzacția înregistrată cu o altă factură emisă anterior. De reținut că nu este neapărat vorba despre rectificarea unei facturi emise în mod greșit. Factura storno se poate folosi în mai multe situații pe care le vom prezenta pe parcursul acestui articol.

 

Să ne amintim că factura, cea normală, nu storno, este un formular cu regim intern de tipărire și numerotare, care servește ca:

• document pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a bunurilor livrate și a serviciilor prestate;
• document de însoțire a mărfii pe timpul transportului, după caz;
• document de încărcare în gestiunea cumpărătorului;
• document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului;
• alte situații prevăzute expres de lege

 

Ce înseamnă storno

În contabilitate termenul de storno este utilizat pentru a defini operațiunea de rectificare a unei înregistrări. Storno se poate face atât pentru o factură cât și pentru o notă contabilă.

 

Ce este stornarea

Stornarea ca operațiune în sine, are ca scop îndreptarea unor înregistrări eronate sau restabilirea unei realități economico-financiare. Stornarea poate fi făcută total sau parțial și presupune în principiu, transferul unor sume din contul contabil în care s-au înregistrat inițial, într-un alt cont contabil, astfel încât înregistrările să corespundă cu realitatea.

 

Subliniem faptul că stornarea nu reflectă din punct de vedere fiscal lucrări sau transformări de bunuri, ci doar modificarea înregistrărilor făcute anterior pentru acestea.

 

Diferența dintre stornarea și anularea unei facturi

 

Anularea sau stornarea unei facturi sunt impuse de două situații distincte:

1. Se anulează factura atunci când încă nu a fost trimisă către beneficiar.
2. Se stornează factura dacă aceasta a ajuns deja în posesia beneficiarului

 

În prima situație, dupa anulare se poate emite o altă factură corectă. Factura anulată nu se va înregistra în contabilitate deoarece nu produce niciun efect, nu generează note contabile și nici nu are consecințe din punct de vedere fiscal.

În schimb, seria și numărul facturilor anulate se declară în Declarația 394. Aceasta se depune la organul fiscal competent pâna în data de 30 inclusiv a lunii următoare încheierii perioadei de raportare, declarate pentru depunerea decontului (luna, trimestrul etc.).

Într-o platformă online evidența facturilor anulate se se face în mod automat iar utilizatorul le poate găsi prin simpla selectare a acestei opțiuni din listă.

 

Factura anulată poate fi casată la inventarierea anuală sau se poate păstra în arhivă până la expirarea termenului legal de arhivare.

 

În a doua situație însă, și anume atunci când s-a emis factura storno, aceasta va fi înregistrată în jurnalul de vânzare/cumpărare și va fi preluată în deconturile aferente perioadei în care a fost făcută modificarea.

În platforma online pentru contabilitatea și managementul companiei, lista facturilor storno ne pune la dispoziție toate informațiile și opțiunile necesare pentru prelucrarea stornărilor. Putem vedea dintr-o privire factura pentru care a fost emisă stornarea și o putem accesa în mod direct de pe linia corespunzătoare.

Lista facturi storno

Lista facturi stornate

Iar ca totul să fie și mai confortabil pentru utilizator, Notele contabile pentru fiecare mișcare sunt generate automat.

Cum se stornează o factură

O factură poate fi stornată integral sau doar parțial. Adică, modificăm toate pozițiile înscrise în aceasta, sau doar o parte dintre ele, celelalte rămânând așa cum sunt. Indiferent de situație avem posibilitatea să aplicăm două proceduri de stornare și anume:

 

Procedura 1 – Emitem o singură factură pe care trecem:

• cu minus acele poziții din factura inițială pe care dorim să le stornăm;
• cu plus pozițiile și valorile corecte.

Procedura 2 – Emitem două facturi astfel:

• Factura 1 în care trecem cu minus pozițiile din factura pe care trebuie să o stornăm
• Factura 2 în care vom trece pozițiile și valorile corecte (cu plus)

 

Există și posibilitatea să stornăm o factură inițială prin mai multe facturi storno, nu doar una. În acest caz vom adapta procedurile descrise mai sus la numărul de facturi storno emise.

De asemenea, pentru oricare dintre variantele alese, va trebui să menționăm pe factura storno informații cu privire la factura pentru care aceasta s-a emis, și anume numărul și data facturii inițiale.

Cand stornăm o factură?

Așa cum am văzut, apelăm la stornarea unei facturii atunci când aceasta a ajuns deja la client și  intervine un motiv pentru care este necesar să modificăm informațiile incluse în ea. 

Printre situațiile care pot impune acest lucru, următoarele sunt cele mai des întâlnite:

1.  Factura inițială să fi fost emisă greșit de la bun început. Indiferent care este greșeala, cum în factura fiscală nu se admit modificări, aceasta se va storna și se va emite altă factură corectă.
2. Atunci când s-a încheiat o comandă pentru care am facturat si încasat un avans, va trebui sa o stornăm factura de avans și să întocmim factura finală. De altfel regularizarea avansului este una dintre situațiile în care se folosește cel mai des factura storno.
3. Când se renunță la un contract sau o comandă pentru care s-a întocmit deja factura, insă serviciile/bunurile facturate nu au fost prestate/livrate în totalitate (sau deloc).
4. În situația în care un client returnează parțial sau în totalitate bunurile achiziționate.

 

Când NU stornam o factură?

Odată ce am prestat serviciile sau am livrat bunurile, nu mai avem posibilitatea să stornăm factura pe motiv că nu am încasat-o.

 

Stornarea unei facturi de avans

Articolul 319 din Codul fiscal prevede la pct. 6 lit. d) că o persoană impozabilă trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operaţiunile menţionate la lit. a) şi b), adică pentru:

1. livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate;
2. fiecare vânzare la distanţă pe care a efectuat-o, în condiţiile prevăzute la art. 275 alin. 2 şi 3.

Factura de avans se emite către beneficiar pentru sumele încasate în avans pentru livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, pâna în a 15-a zi lucrătoare a lunii următoare celei în care s-au încasat avansurile. Dacă însă factura fiscală a fost deja emisă în acest interval de timp, atunci nu mai este necesară emiterea facturii de avans.

Dacă într-o relație comercială încasăm un avans, la finalizarea colaborării respective se va regulariza avansul. Așa prevede legea și, în plus, în contabilitate avansurile se înregistrează diferit de sumele produsele livrare sau serviciile prestate.

Prin urmare, pentru a reglementa situația, vom storna factura de avans și vom emite factura pentru produse/servicii.

Un element foarte important de care trebuie să ținem cont în cazul stornării facturilor de avans este cursul valutar (daca se aplică).

În cazul încasării de avansuri pentru care factura este emisă ulterior încasării avansului, cursul de schimb valutar utilizat pentru determinarea bazei de impozitare a taxei pe valoarea adăugată la data încasării avansurilor va rămâne neschimbat la data definitivării operațiunii, respectiv atunci când se fac regularizările avansurilor încasate.

 

Ce informații sunt obligatorii pe factura storno

În art.319 din Codul fiscal, la pct 20, lit. r, se precizează că factura va cuprinde în mod obligatoriu o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeași operațiune. 

Prin urmare, în mod obligatoriu, pe factura storno emisă vom trece numărul și data facturilor de avans sau a facturilor emise anterior, pentru care facem operațiunea de stornare.

Pe lângă aceste informații specifice stornării, pe factură se vor include toate elementele obligatorii oricărei facturi și anume:

 

	a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
	b) data emiterii facturii;
	c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
	d) denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
	e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;
	f) denumirea/numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
	g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare prevăzut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;
	h) denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum și particularitățile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
	i) baza de impozitare a bunurilor și serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă, prețul unitar, exclusiv taxa, precum și rabaturile, remizele, risturnele și alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar;
	j) indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție de cotele taxei;
	k) În cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele și în contul furnizorului, mențiunea „autofactură;”
	l) În cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispozițiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă mențiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
	m) În cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, mențiunea „taxare inversă”;
	n) În cazul în care se aplică regimul special pentru agențiile de turism, mențiunea „regimul marjei – agenții de turism”;
	o) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecție și antichități, una dintre mențiunile „regimul marjei – bunuri second-hand”, „regimul marjei – opere de artă” sau „regimul marjei – obiecte de colecție și antichități”, după caz;
	p) În cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parțiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, mențiunea „TVA la încasare”;
	r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeași operațiune.

 

De remarcat că în cazul stornărilor este foarte important punctul c) din articolul 319 pct. 20 prezentat mai sus pentru că:

În cazul în care factura este emisă ulterior datei livrării/prestării sau a încasării unui avans, pe factură se menționează atât data emiterii facturii, cât și data livrării/prestării ori a încasării unui avans. Exigibilitatea taxei intervine, în această situație, la data livrării/prestării ori a încasării unui avans, indiferent de data la care este emisă factura, cu excepția situațiilor în care se aplică prevederile referitoare la TVA la încasare și cu excepția livrărilor intracomunitare de bunuri.

 

Putem folosi factura proformă pentru a evita stornarea?

Facturile proforme nu au nicio valoare fiscală și nici nu sunt reglementate de legislație însă, există posibilitatea de a emite facturi proforme pentru situațiile în care:

• dorim să încasăm înainte de livrare însă
• nu avem siguranța că potențialul client va plăti bunurile sau serviciile și 
• vrem să evităm anularea sau stornarea facturilor și înregistrarea tuturor acestor mișcări în contabilitate.

Proforma, deși include în denumirea ei cuvântul factură și chiar arată ca una, doar ca are notat clar cuvantul proformă, nu este totuși o factură fiscală. Ea poate fi considerată o notă informativă pusă la dispoziția potențialului client pentru a-i aduce la cunoștință bunurile/serviciile și costurile.

Prin urmare, proforma nu implică nicio obligație nici din partea vânzătorului și nici din partea clientului. 

 

Dacă totuși acesta din urmă acceptă oferta prezentată și face plata, atunci vânzătorul va emite o factură normală.

Important este că în acest fel evită să aibă de înregistrat în contabilitate o factură pentru servicii/bunuri și ulterior să anuleze această operațiune.

Legislație:

Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, art.330