Avizul de însoțire a mărfii face parte dintre documentele financiar-contabile folosite în contabilitatea și gestiunea stocurilor pentru bunurile de natura stocurilor.
Alte documente care fac parte din aceiași categorie sunt: Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR), Bonul de predare/transfer/restituire, Dispoziția de livrare, Bonul de consum, Fișa de magazie sau Lista de inventariere.
Ce este un aviz de însoțire a mărfii
Avizul de însoțire a mărfii este documentul care va însoți pe parcursul transportării acestora, bunurile materiale expediate de o entitate economică, dacă acestea nu sunt însoțite de o factură.
Pe parcursul transportului avizul este documentul legal care atestă de unde provin bunurile transportate, care este scopul transportării lor și cine este proprietarul acestora.
Este important să ținem cont că:
- Avizul de însoțire a mărfii, spre deosebire de factură, nu atestă transferul dreptului de proprietate;
- Dacă bunurile transportate sunt însoțite de factură atunci nu mai este obligatorie și existența avizului.
La ce folosește avizul de însoțire a mărfii
În funcție de situația specifică pentru care a fost întocmit, un aviz de însoțire a mărfii poate îndeplini unul sau mai multe scopuri:
1. Document de însoțire a mărfii pe timpul transportului, după caz;
Această situație se intalneste atunci când o entitate economică
- expediază produsele pentru a fi comercializate în magazinele proprii;
- trimite valori materiale la terți pentru a fi prelucrate. În acest caz se menționează pe avizul de însoțire a mărfii „Pentru prelucrare la terţi”;
- primește înapoi de la terți, valorile materiale pe care le-a trimis acestora spre prelucrare. Pe aviz se va menționa “Transfer produse finite”;
- expediază produse sau piese de schimb în perioada garanției. Se notează pe aviz “Înlocuire în perioada de garanție”;
- trimite bunuri pentru participarea la expoziții sau târguri. Pe aviz trebuie să apară mențiunea “exponat pentru ….”
2. Document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz;
Avizul de însoțire a mărfii îndeplinește acest rol atunci când o entitate economică expediază bunurile vândute către cumparator, dar nu emite factura în momentul livrării, ci o va întocmi ulterior. Se va nota pe aviz mențiunea “Urmează factura”
3. Dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași entități;
În situația aceasta o entitate economică trimite bunurile între două gestiuni proprii, dar aflate în locații total diferite (nu în aceeași incintă), iar pe avizul de însoțire a mărfii se va nota clar mențiunea „Fără factură”.
4. Document de primire în gestiune, după caz;
În baza avizului de însoțire a mărfii gestionarul poate întocmi nota de recepție și de constatare diferențe (NIR) pentru bunurile recepționate.
5. Document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
Atunci când o entitate economică va transporta bunuri cedate gratuit așa cum este cazul materialelor promoționale, a mostrelor pentru testări sau a bunurilor care vor fi acordate ca premii în cadrul anumitor concursuri, pe avizul de însoțire a mărfii se va specifică „Fără factură”
Foarte important este faptul ca pe orice aviz de însoțire a mărfii trebuie să fie menționată cauza pentru care bunurile transportate sunt însoțite de aviz, și nu de factura.
Model de aviz de însoțire a mărfii
Prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr 2634 din 05 noiembrie 2015 s-a stabilit modelul de aviz de însoțire a mărfii Cod 14-3-6A.
Conform legii fiecare entitate economică poate adapta acest model la necesitățile proprii, cu condiția respectării prevederilor legale referitoare la elementele obligatorii pe care trebuie să le conțină documentele financiar-contabile.
Cum completăm un aviz de însoțire a mărfii
Avizul nu este un formular cu regim special. Prin urmare, acest document poate fi completat:
- pe hârtie autocopiativă și pentru asta se pot achizitiona carnete cu formulare în trei exemplare
- într-o foaie de calcul excel
- într-un formular editabil în format word sau pdf
- prin intermediul unei aplicații online pentru contabilitatea și managementul companiei
În MyWiz la emiterea avizului toate datele de identificare ale clientului și furnizorului sunt preluate automat, produsele se preiau din baza de date – moment în care se văd exact și disponibilitățile din stoc iar afișarea (sau nu) a prețurilor pe avizul de însoțire a mărfii se face printr-o simplă bifare a opțiunii respective.
Activitatea utilizatorului este și mai mult simplificată prin faptul ca emiterea facturii aferentă unui aviz deja creat, se face în mod automat.
Toate documentele emise din MyWiz pot fi trimise direct clientului pe email, fără să fie necesar să ieși din aplicație. Mai mult decât atât și comunicarea cu contabilul se face direct din aplicație, astfel incat eviți orice probleme legate de trimiterea cu intarziere a avizelor sau facturilor către acesta.
Care sunt elementele obligatorii de inclus în aviz
Avizul de însoțire a mărfii este din punct de vedere al contabilității și gestiunii bunurilor, un document justificativ. Pentru acestea elementele obligatorii prevăzute de normele generale de întocmire sunt:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul;
- numărul documentului și data întocmirii acestuia;
- menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul);
- conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
- datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz;
- numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare
Este foarte important să completăm în mod corespunzător avizul de însoțire a mărfii. Calitatea de document justificativ este condiționată de furnizarea tuturor informațiilor prevăzute de legislația în vigoare.
Modelul de aviz de însoțire a mărfii Cod 14-3-6A prezintă câmpuri pentru toate datele necesare.
Cum se numerotează avizele de însoțire a mărfii
Pentru numerotarea documentelor financiar-contabile fiecare entitate economică trebuie să asigure un regim intern de numerotare. Se va face acest lucru prin emiterea de proceduri proprii de înseriere și numerotare a documentelor, în funcție de structura organizatorică a entității, iar
alocarea și gestionarea numerelor aferente va fi făcută de o persoana desemnată prin decizie scrisă.
Fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie secvențial stabilit și se va menționa pentru fiecare exercițiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.
Trecem sau nu valoarea bunurilor în avizul de însoțire a mărfii
Nu mai este obligatorie completarea prețului și a valorii bunurilor în aviz.
Acest lucru se poate face însă cu respectarea condiției prevăzute în Normele specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile și anume:
“aceste date trebuie să se regaseasca într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor”
Cum corectăm un aviz
În avizul de însoțire a mărfii, ca de altfel în toate documentele financiar-contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee, și nici lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
Dacă pe formular s-a completat ceva eronat, atunci va trebui să tăiem cu o linie ceea ce este greșit și să scriem alături varianta corectă. Lângă modificarea făcută se va trece data și se va semna atât de către cel care predă bunurile, cât și de către cel care le primește. Se va proceda astfel pe toate exemplarele emise.
În câte exemplare se întocmesc avizele de însoțire a mărfii
Legea nu impune un anumit număr de exemplare pentru acest document. Fiecare entitate, în funcție de necesitățile specifice își va stabili propriile proceduri în această privință.
În practică se întocmesc trei exemplare ale avizului.
La Furnizor avizele vor fi semnate și de către delegatul care efectuează transportul și vor merge la compartimentul desfacere ca să înregistreze cantitățile livrate și să emită factura. Ulterior la departamentul financiar-contabil pentru descărcarea gestiunii, întocmirea evidențelor contabile, fiscale și a raportărilor privind livrarea.
La Client avizele vor ajunge la comisia de recepție, depozit, aprovizionare și departamentul financiar-contabil.
Arhivarea și păstrarea avizelor de însoțire a mărfii
Potrivit Legii nr. 82/1991 avizele de însoțire a mărfii se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Același timp de păstrare este stabilit și pentru factură și fișa mijlocului fix.
Pentru alte documente financiar-contabile s-a stabilit un termen de păstrare în arhivă de 5 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite: lista de inventariere, chitanță și chitanța pentru operațiuni în valută, dispozițiile de plată / încasare către casierie
Cine este responsabil pentru datele înscrise în aviz.
Conform legii, răspunderea pentru documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate revine persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate.
Gestionarul este cel care are ca atribuții principale primirea, păstrarea și eliberarea bunurilor pe care le are în gestiune. Printre responsabilitățile sale sunt incluse atât emiterea de avize de însoțire a mărfii cât și verificarea documentelor justificative în momentul în care primește marfa de la furnizori.
Contravenții
Conform legii Contabilității art.35, alin.2, lit.b, nerespectarea reglementărilor cu privire la întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea și arhivarea acestora, precum și reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse, constituie contravenţii dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii, să fie considerate infracţiuni.
Acestea se sancționează cu amendă de la 300 lei la 4000 lei.
Avizul și NIR-ul (Nota de recepție și constatare de diferențe)
Atunci când bunurile materiale din avizul de însoțire a mărfii fac parte din gestiuni diferite se va întocmi Nota de recepție și constatare de diferențe ca document de recepție obligatoriu. Însă în situația în care întocmirea NIR-ului nu este obligatorie, recepţia și încărcarea în gestiune, după caz, și înregistrarea în contabilitate se poate face și după avizul de însoțire a mărfi.
Pe NIR se va nota întotdeauna numărul avizului.
Aviz de însoțire a mărfii sau Bon de predare/transfer/restituire
Dacă transportul bunurilor se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiaşi entităţi, atunci se va utiliza formularul cu titlul Bon de transfer. Dacă însă gestiunile sunt dispersate teritorial, adică nu se află în aceeași incintă, atunci se va utiliza avizul de însoțire a mărfii.
Avizul de însoțire a mărfii și Dispoziția de livrare
Pentru că dispoziția de livrare este documentul cu care se eliberează din magazie produse, bunuri sau alte valori materiale destinate vânzării, precum și bunurile cedate cu titlu gratuit sau acordate pentru stimularea vânzării, ea reprezintă și documentul în baza căruia se întocmește avizul de însoțire a mărfii.
Facturarea avizului de însoțire a mărfii
Trebuie menționat că în procesul de vânzare-cumpărare este de preferat să se întocmească factura în momentul vânzării. Însă, dacă acest lucru nu este posibil datorită unor condiţii obiective, există posibilitatea de a transporta mărfurile livrate cu avizul de însoțire a
Condiția este ca în cel mai scurt timp posibil, în baza avizului respectiv să fie emisă factura. Ar fi indicat ca acest lucru să se facă dacă se poate imediat după livrare, și nu mai târziu de data de 15 a lunii următoare.
În factură se va menționa numărul avizului, sau, dacă s-au făcut mai multe livrări în baza avizelor pe parcursul lunii calendaristice, se vor enumera toate acestea în factura aferentă.
Descarcă model aviz excel
Descarcă model aviz pdf
Descarcă model aviz word
