Bugetul afacerii – Previzionare, Stabilire și Implementare

articol din seria Bugetul, instrument de planificare și control al profitabilității afacerii

Bugetul afacerii este unul dintre cele mai importante instrumente la îndemâna oricărui antreprenor în vederea planificării și monitorizării performanței financiare a firmei.

 

Ce este bugetul afacerii

 

Bugetul reprezintă ansamblul elementelor care pot genera venituri sau cheltuieli în cadrul afacerii, și pot influența rezultatele financiare ale acesteia. Prin urmare, să cunoști și să controlezi toate aceste elemente înseamnă în fapt să deții controlul asupra profitului generat și a evoluției afacerii tale.

Mai exact, prin stabilirea, implementarea, monitorizarea, controlul și analizarea bugetului afacerii, vei reuși să minimizezi pierderile și să maximizezi profitul.

 

Cu ce te ajută bugetarea

Cunoscând în orice moment care este profitabilitatea firmei și care sunt factorii care au dus la respectivul rezultat, ai posibilitatea să:

• Iei deciziile potrivite atât în cazul unor semnale negative cât și în cazul unor oportunități.
• De asemenea, poți aprecia impactul pe care o va avea orice schimbare sau investiție pe care ți-o propui, și astfel poți planifica influența asupra profitului.
• Și nu în ultimul rând, să subliniem faptul că ai posibilitatea să controlezi și să optimizezi constant dinamica vânzărilor, încasările, și costurile firmei.

Cu siguranță principalul obiectiv al tău ca antreprenor este să maximizezi vânzările și profitul afacerii pe care o manageriezi.

Prin urmare, pe de-o parte va trebui să identifici exact acele elemente care să ajute în maximizarea vânzărilor:

• gama de produse și servicii
• piața țintă
• clienții vizați
• nivelul prețurilor/tarifelor
• planul de marketing

 

Și în același timp, pentru a maximiza profitul, va trebui să analizezi și să optimizezi toate costurile afacerii:

• aprovizionare
• depozitare
• distribuţie şi desfacere
• producție
• marketing și publicitate
• administrative

 

Ei bine bugetarea afacerii nu numai că te va ajuta să asiguri continuitatea activității în condiții de concurență, ci și să realizezi profitul dorit prin dimensionarea resurselor financiare și încadrarea cheltuielilor într-un interval optim.

Previzionarea, stabilirea și implementarea bugetului, sunt primii pași pe care îi ai de făcut în vederea găsirii pragului de rentabilitate, precum și a celor mai potrivite căi de realizare a obiectivului stabilit – profitul.

De reținut, pragul de rentabilitate este situația în care veniturile totale sunt egale cu cheltuielile 

totale, sau altfel spus, situația în care profitul este egal cu zero. 

 

Etape de lucru cu bugetul firmei

Procesul de bugetare, mai ales atunci când esti încă la început în materie de antreprenoriat, poate părea complicat sau mare consumator de timp. Însă o abordare corectă, efectuată în cele trei etape descrise mai jos te va ajuta să-l implementezi cu succes.  

• Previzionarea bugetului
• Stabilirea Bugetului
• Implementarea Bugetului

Să previzionezi bugetul afacerii, să îl stabilești și să îl implementezi, presupune să mobilizezi toate resursele financiare, umane şi materiale la nivelul întregii afaceri. Pentru a putea face asta într-un mod eficient, ai nevoie să le poți mobiliza pe diferitele activităţi, produse, grupe de produse, servicii sau a compartimentelor funcţionale. Așadar conţinutul, structura şi fundamentarea bugetului afacerii va trebui axat pe veniturile, cheltuielile şi rezultatele obţinute de fiecare compartiment din care aceasta este alcătuit.

Înainte de a detalia modul de abordare și punere în practică a celor trei etape menționate mai sus, vom enumera câteva noțiuni de bază referitoare la componența, tipologia și formele de lucru cu diversele bugete ce pot fi folosite pentru managerierea eficientă a afacerii.

 

Din ce este alcătuit bugetul centralizat al afacerii

Bugetul afacerii în ansamblul lui, este alcătuit din bugetele specifice pentru fiecare departament sau tip de activitate bugetară, iar ca elemente componente enumerăm venituri, costuri, cashflow și profit.

 

Tipuri de bugete 

Putem identifica mai multe tipuri de bugete în funcție de:

– Procesul economic pentru care facem bugetarea:

• bugetul exploatării (producţiei)
• bugetele activităţilor de consum

 

– Fenomenul economic la care se referă bugetarea: 

• bugete financiare
• bugetul trezoreriei
• bugetele fluxurilor financiare externe

 

– Perioada de timp pentru care dorim să implementăm bugetarea:

• bugete anuale
• bugete trimestriale 
• bugete multianuale

 

– Amploarea activităților incluse în buget:

• bugetul întregii activităţi economice
• bugete pe centre de responsabilitate
  • aprovizionare
  • desfacere
  • secţii şi ateliere de producţie
  • acţiuni sociale
  • cercetare

Componentele unui buget

• Venituri estimate. Aceste estimări se fac în funcție de istoricul firmei și obiectivele stabilite;
• Costuri fixe. Sunt aceleași, indiferent de nivelul producției;
• Costuri variabile. Pot diferi în funcție de mai mulți factori și de obiective;
• Cash-flow. Reprezintă valorile monetare care intră și ies din firmă;
• Profit. Diferența dintre venituri și cheltuieli.

 

În baza tipologiilor și a componentelor enumerate mai sus, cele mai mari două tipuri de bugete identificate în cadrul activității economice a unei societăți comerciale sunt:

A. Bugetele operaționale

Acestea corelează informațiile din următoarele bugete:

Bugetul de vânzări

Se întocmește estimând care va fi valoarea vânzărilor în perioada vizată, în principiu anuală. Bugetul de vânzări este acela care determină parametrii tuturor celorlalte bugete. De exemplu, în funcție de acest buget se va întocmi ulterior atât cantitativ cat și valoric Bugetul de producție.

De asemenea, se află în interdependență atât cu Bugetul de marketing cât și cu cel de desfacere.

Bugetele costurilor de producție

Sunt incluse în acestea cheltuielile cu materia primă (costuri variabile), cele cu forța de muncă (costuri variabile) și cheltuielile indirecte de producție (energie, apă, întreținere utilaje, amortizare) (costuri variabile + costuri fixe). De remarcat că bugetarea costurilor se face ținând cont de tipul costurilor și anume fixe/variabile sau directe/indirecte.

Exemple de tipuri de costuri:

Directe – Variabile	Directe – Fixe	Indirecte – Variabile	Indirecte – Fixe
materiale de bază energie tehnologică salariile muncitorilor (acord) expedierea mărfii	salariile muncitorilor (în regie) uzura echipamentului specializat costul certificării unor produse	energia consumată de utilajele de deservire iluminarea locului de muncă transportul intern	chiria spațiilor de producție salariile personalului administrativ încălzirea și ventilarea spațiilor amortizările dobânzile

Bugetul costurilor de vânzare și administrative

Se includ aici costurile operaționale ce nu țin de producție. Activitățile administrative determină acele costuri indirecte care nu participă direct la procesul de producție însă asigură desfășurarea în bune condiții a activităților economice ale afacerii.

 

B. Bugetele financiare

Acestea sunt cele care prognozează profitabilitatea firmei: 

Contul de profit și pierdere

Se calculează ca diferența dintre venituri și costuri estimate în baza informațiilor din bugetele operaționale.

Bugetul de numerar sau trezorerie (cash flow)

Evidențiază proiecția încasărilor și plăților aferente activităţilor de exploatare investiții și finanțare astfel încât să se asigure disponibilitățile necesare pentru toate nevoile firmei. De asemenea face posibilă intervenția în timp util pentru depășirea situațiilor legate de lipsa

Fluxuri de numerar aferente Activității de exploatare

încasări în numerar din vânzarea de bunuri şi prestări de servicii efectuate în perioada anterioară exerciţiului financiar pentru care se întocmeşte bugetul; încasări în numerar din vânzarea de bunuri şi servicii programate în perioada de estimare; încasări din avansuri de la clienţi; plăţile în numerar către furnizorii de bunuri şi servicii, pentru care livrarea bunurilor s-a efectuat în perioada anterioară; plăţile în numerar către furnizorii de bunuri şi servicii pentru achiziţiile programate; plăţile privind avansurile către furnizori; plăţile în numerar către şi în numele angajaţilor; plăţile aferente impozitelor şi taxelor către bugetul de stat şi bugetele locale.

 

Fluxuri de numerar aferente Activității de investiţii

încasări din vânzarea de terenuri, clădiri, utilaje şi instalaţii, mijloace de transport,activele necorporale şi alte active pe termen lung; plăţile în numerar pentru achiziţiile de active pe termen lung; acordarea sau rambursarea împrumuturilor efectuate de alte firme

 

Fluxuri de numerar aferente Activității de finanțare

încasări din emisiuni de acţiuni sau alte instrumente de capital propriu plăţi în numerar aferente dobânzilor şi rambursării sumelor împrumutate de la instituţiile financiare

Bugetul de investiții

Centralizează toate informațiile referitoare la tipul și destinația investițiilor, care este necesarul de finanțare pentru acestea, precum și sursele de finanțare și costurile aferente acestora.

De asemenea, întocmirea acestui buget presupune o analizare concomitentă și a costurilor de achiziţie a surselor de finanţare şi a costurilor aferente finanţării.

 

Bilanțul financiar

Evidențiază situația previzionată a patrimoniului și sintetizează punerea în practică a politicilor firmei astfel încât să se asigure un echilibru financiar stabil care să permită creșterea patrimoniului și consolidarea afacerii.

Bilanțul financiar al perioadei încheiate ne arată care sunt fondurile-sursă şi resursele/utilizările existente, disponibile pentru perioada următoare.

Exemple Fonduri sursa elemente de pasiv	Exemple Resurse/utilizări existente elemente de activ
capital propriu; împrumuturi pe termen lung; datoriile pe termen scurt.	mijloace imobilizante stocuri creanţe; disponibilităţi băneşti

Exemple de Politici ale firmei
de vânzare şi încasare de achiziţii şi de plăţi investiţii amortizare	finanţare calculaţie a costurilor dimensionare a stocurilor de repartizare a profitului net

De reținut, bugetul de venituri şi cheltuieli este cel în baza căruia se determină un nivelul minim al vânzărilor şi nivelul maxim admis al cheltuielilor care trebuie să susţină totalitatea activităţilor firmei.

 

Metode de bugetare

Sunt mai multe metode care se pot aplica atunci când dorim să implementăm bugetarea afacerii. De exemplu. putem să aplicăm următoarele variante de mai jos, și ulterior să le îmbinăm pentru a obține varianta finală a Bugetului afacerii:

• Pe de o parte stabilim la nivel centralizat bugetul afacerii cu niveluri minime pentru venituri și niveluri maxime pentru cheltuieli. Plecând de la aceste repere alcătuim bugetele pentru pentru fiecare departament în parte. Aceasta este Bugetarea de sus în jos.
• Pe de altă parte, ținând cont de obiectivele și strategia firmei, stabilim prima dată bugetele pentru fiecare departament fără restricții, după care le totalizăm și le corelăm pentru a obține bugetul afacerii. Aceasta este Bugetarea de jos în sus.

De asemenea, dacă este să ținem cont de stadiul în care se află afacerea sau de obiectivele propuse, se pot identifica mai multe metode alternative de bugetare ca de exemplu:

Bugetul baza zero – este o formă de bugetare foarte responsabilă în privința cheltuielilor însă în același  timp mai puțin flexibilă. În general se implementează la începutul fiecărui an și are în vedere estimarea costurilor printr-o apreciere atentă a activităţilor bugetate, fără a se ţine cont de evoluţiile înregistrate în perioadele anterioare.

Bugetul static – se estimează costurile necesare pentru atingerea unui anumit nivel al veniturilor și întreaga activitate se desfășoară prin adaptarea la acea sumă. Intervalul de timp pentru care se stabilește acest buget este de un an și nu se mai modifică ulterior.

Bugetul flexibil – presupune ajustarea de-a lungul anului în funcție de performanțele în vanzari și presupune alocarea de sume în funcție de randamentul dat în cazul cheltuielilor variabile.

Buget continuu – în funcție de cele mai recente statistici se poate completa cu un nou plan la sfârșitul fiecărei perioade bugetare. 

Buget incremental – este simplu de întocmit și administrat pentru că presupune doar adăugarea sau scăderea din bugetul din anul anterior, însă nu oferă o analiză de ansamblu a bugetului.

 

Buget pe termen lung, mediu și scurt

O componentă esențială a previzionării unui buget este intervalul de timp pentru care urmează să faci toate calculele. Din acest punct de vedere este bine să ai în vedere planificări atât pe termen lung și mediu precum și planificări pe termen scurt.

Bugetele pe termen lung și mediu, adică perioade de timp cuprinse între 3-5 ani și respectiv 1-3 ani, te vor ajuta să stabilești obiective strategice, să determini investițiile necesare și să găsești surse de finanțare pentru acestea. 

Bugetarea pe termen scurt se referă la perioade de câte 1 an și acestea sunt cele care te vor ajuta efectiv să planifici activitatea, să o coordonezi și să o controlezi astfel încât să obții un cash-flow pozitiv și profit maxim. 

Bugetele anuale ale firmei

Bugetul Anual Centralizat al firmei

care se exprima sub forma următoarelor:

 

a. Bugetul de Venituri şi Cheltuieli

Se bazează pe surprinderea tuturor elementelor de venituri şi cheltuieli pe ansamblul firmei.

Exemple de venituri incluse în Bugetul de Venituri şi Cheltuieli

mărfuri produse finite prestări de servicii

 

Exemple de Cheltuieli incluse în Bugetul de Venituri și Cheltuieli

mărfuri; materii prime şi materiale consumabile; cheltuieli cu energia şi apa; cheltuieli cu lucrările şi serviciile prestate de terţi întreţinere şi reparaţii chirii asigurări reclamă şi publicitate transport bunuri, poşta şi telecomunicaţii servicii bancare cheltuieli cu impozite şi taxe cheltuieli cu personalul cheltuieli cu amortizarea.

b. Bugetul de Investiţii 

c. Bugetul de Trezorerie (cash flow)

d. Bilanţul Financiar

 

Bugete Anuale specifice diferitelor activităţi economice ale firmei

• Bugetul de Vânzări

• Bugetul de Marketing, Reclamă şi Publicitate

• Bugetul de Distribuţie

• Bugetul de Producţie

• Bugetul de Aprovizionare – se fundamentează pe baza cantităţilor de produse estimate pentru vânzări, corectate cu stocurile previzionate pentru sfârșitul perioadei de analiză şi cu stocurile existente la începutul aceleiaşi perioade

• Bugetul de Administraţie – include toate centrele de cost care au rol de suport pentru toate activităţile de bază ale afacerii

• Bugetul de Încasări

• Bugetul de Plăţi

• Bugetul resurselor umane – se previzionează având în vedere cheltuielile cu salariile şi cu asigurările sociale, recrutarea, evaluarea și instruirea personalului.

După ce ne-am familiarizat cu Bugetele și elementele lor componente, revenim la cele trei etape inițiale pe care trebuie sa le parcurgi pentru a-ți bugeta afacerea într-un mod eficient.

 

I. Previzionarea bugetului

Atunci când vrei să întocmești planul de acțiune denumit buget, trebuie să previzionezi o serie de evenimente ce urmează să aibă loc în cadrul afacerii. Așa cum am văzut, bugetul afacerii include atât date financiare cât și date operaţionale nefinanciare, sau o combinaţie a acestor două categorii, prin urmare toate acestea vor trebui să se regăsească în Bugetul afacerii.

Datorită corelațiilor și interdependenței dintre bugetele componente ale bugetului centralizat al afacerii, ordinea în care este recomandat să se desfășoare procesul de previzionare este următoarea:

1. Previzionezi bugetul de vânzări
2. În baza lui poți previziona bugetele operaționale:
   1. Bugetul de producție care va genera la rândul lui
      • Bugetul de materii prime
      • Bugetul forței de muncă
      • Bugetul cheltuielilor indirecte de producție
   2. Bugetul de cheltuieli administrative
   3. Bugetul de marketing
3. În paralel cu previzionarea costurilor din Bugetele Operaționale previzionează și Bugetul de Investiții

4. Transpune Bugetele Operaționale în termeni financiari pentru a obține Bugetele financiare:
   • Contul de profit și pierdere
   • Bugetul de numerar sau trezorerie (cash flow)
   • Bilanțul financiar

 

Ca să faci toți pașii de mai sus poți folosi un formular în excel creat chiar de tine pentru că bugetul nu are un formular standard. El poate fi întocmit în orice formă și format este mai convenabil pentru utilizator, în funcție de specificul activităților firmei.

 

Include toate informațiile despre care am discutat pe parcursul acestui articol, facând estimări cât mai exacte.

Pentru asta informează-te cât mai temeinic. Dacă este necesar, verifică prețul de produselor similare de pe piață, cere oferte de preț pentru materia primă pe care urmează sa o folosești.

Include cat mai multe detalii cu putință și nu uita sa ții cont de diferența dintre costurile fixe de cele variabile.

 

II. Stabilirea Bugetului

 

Bugetul oferă informații detaliate cu privire la necesarul lunar de resurse financiare, de materii prime și forță de muncă, și permite planificarea în timp a tuturor cheltuielilor de capital. Tocmai din acest motiv stabilirea lui este un element cheie în evoluția financiară a firmei.

 

Pentru a avea o imagine de ansamblu cât mai detaliată, poți încerca să faci două variante de previziuni, una optimistă și alta pesimistă și ulterior să le ajustezi astfel încât să ajungi la varianta optimă pentru bugetul afacerii tale.

 

Avand toate informațiile afișate va fi mult mai ușor să faci corelațiile și să tragi concluzii. Trebuie să vezi clar în ce privință poți reduce costurile sau suplimenta veniturile, astfel încât să atingi obiectivele pe care ți le-ai propus.

Buget – Model excel 

Pentru a veni în ajutorul tău am creat un model simplu de Buget în format excel, în care poți completa două variante de previziuni pentru a vedea care sunt rezultatele și ce anume ai de ajustat.

Trebuie să subliniem însă și faptul ca previziunile ar trebui să fie cât mai realiste iar exagerările, nu duc la constituirea unui buget care să îți fie într-adevăr de ajutor.

Descarca Bugetul – Model în format excel

III. Implementarea Bugetului

După ce ai stabilit clar care este Bugetul afacerii tale, va trebui să îl implementezi. Pentru asta este important atât să respecți ceea ce ți-ai propus atunci când ai făcut bugetarea, cât și să fii flexibil ca să te adaptezi situațiilor neprevăzute. Bugetarea este o estimare, o previziune, prin urmare nu poate fi chiar 100% exactă, însă cu cat este făcută și implementată mai atent, cu atât mai puține sunt șansele să apară surprize majore.

În funcție de dimensiunea și organizarea firmei, se pot implica în acest proces mai mulți sau mai puțini manageri de departamente, însă pentru o implementare cu succes a Bugetului, este foarte important ca toți cei implicați să cunoască strategia și obiectivele firmei. Bugetarea firmei nu se oprește însă la implementare, acesta este doar începutul. Planificarea și controlul bugetar sunt procese continue iar antreprenorii care vor sa obțină profituri constante și continue trebuie să aibă mereu în atenția lor Bugetul firmei.