Bugetul afacerii – Analiza la final de an și planificarea pentru anul următor

articol din seria Bugetul, instrument de planificare și control al profitabilității afacerii

 

Bugetul afacerii te ajută să evaluezi toate resursele necesare astfel încât să poți manageria afacerea într-un mod care să ducă la îndeplinirea obiectivelor pe care ți le-ai propus atât pe termen scurt cât și pe termen scurt. 

Pentru aceasta, în primul an de activitate al firmei este indicat să defalci bugetul anual pe fiecare lună în parte. În acest fel vei putea sa ții sub control toate elementele componente, mai ales că primul an de activitate este o perioadă în care încă te bazezi mai mult pe estimări decât pe informații concrete provenite din experiența anterioară.

În următorul an poate fi de ajuns dacă faci aceste defalcari trimestrial, tocmai pentru că la momentul respectiv vei avea deja informații provenite din primul an de activitate, iar ulterior, te poți folosi cu succes doar de bugetele anuale.

Indiferent însă de cum vei alege să defalci bugetul afacerii tale, acesta trebuie analizat și previzionat anual, tocmai pentru a avea posibilitatea ca în mod constant să:

• îmbunătățești intrările și ieșirile de numerar;
• optimizezi portofoliul de produse;
• sporești și îmbunătățești procesul de producție;
• respecți condițiile de salarizare a personalului (cu toate cheltuielile aferente);
• determini exact nivelul de îndatorare și necesitățile de finanțare.

Bugetul anual al firmei

În componența Bugetului anual al unei firme intră atât Bugetul anual centralizat care reflectă obiectivele generale ale firmei și modalitățile de realizare a acestora, cât și Bugetele anuale specifice diferitelor activități economice.

Bugetul anual al firmei Bugetul Anual Centralizat al firmei Bugetul de Venituri şi Cheltuieli Bugetul de Investiţii Bugetul de Trezorerie Bilanţul Financiar Bugete Anuale specifice diferitelor activităţi economice ale firmei Bugetul de Vânzări (sau al Cifrei de afaceri) Bugetul de Marketing, Reclamă şi Publicitate Bugetul de Distribuţie Bugetul de Producţie Bugetul de Aprovizionare Bugetul Resurselor umane Bugetul de Administraţie Generală

Detaliem în continuare componența bugetelor enumerate mai sus pentru a vedea ce trebuie să ai în vedere atunci când faci analiza bugetului firmei la final de an și planificarea acestuia pentru următorul exercițiu financiar.

 

1. Bugetul Anual Centralizat al firmei

1.1. Bugetul de Venituri şi Cheltuieli

Acest buget are la bază toate elementele de venituri și cheltuieli luate pe ansambul firmei și va reflecta:

• cifra de afaceri
• profitul net
• rata de marja a profitului net (profit net/cifra de afaceri)

Elementele incluse în cadrul Veniturilor și al Cheltuielilor care se iau în calcul în cadrul Bugetului de venituri și cheltuieli sunt:

Venituri	Cheltuieli
vânzări de produse finite vânzări de mărfuri prestări de servicii	mărfuri materii prime materiale consumabile energie şi apă lucrări şi servicii prestate de terţi  impozite şi taxe personal amortizări

Menționăm că în cadrul cheltuielilor cu lucrările și serviciile prestate de terți se includ:

• întreţinere şi reparaţii
• chirii
• asigurări
• reclamă şi publicitate
• transport bunuri
• poşta şi telecomunicaţii
• servicii bancare

 

1.2. Bugetul de Investiţii 

În funcție de necesitățile de dezvoltare ale firmei și prin urmare în funcție de investițiile necesare pentru aceasta, se vor include și analiza în cadrul acestui buget:

Valoarea investiţiilor

Sursele de finanţare

Costurile aferente finanţării

De reținut că Bugetul de investiții va influența cheltuielile cu:

• amortizarea și întreţinerea activelor. Aceste cheltuieli vor rezulta din punerea în funcţiune a noilor mijloace fixe;
• dobânzile. Aceste cheltuieli vor rezulta ca urmare a punerii în funcţiune a noilor mijloace fixe sau din folosirea resurselor împrumutate;

 

1.3. Bugetul de Trezorerie (cash flow)

Bugetul de trezorerie include toate intrările și ieșirile de numerar aferente activităților de exploatare, finanțare și investiții. Detaliem mai jos încasările și plățile de care trebuie sa ții cont pentru fiecare dintre aceste activități.

Cash-flow aferent activității de exploatare

Încasări în numerar

vânzarea de bunuri prestări de servicii efectuate în perioada anterioară exerciţiului financiar pentru care se întocmeşte bugetul

vânzarea de bunuri prestări de servicii programate în perioada de estimare, exceptând veniturile aferente producției stocate

avansuri de la clienţ

Plăți în numerar

către furnizori de bunuri către prestatori de servicii pentru care livrarea s-a efectuat în perioada anterioară

vânzarea de bunuri prestări de servicii pentru achiziţiile programate

ca avansuri către furnizori

aferente impozitelor şi taxelor către bugetul de stat şi bugetele locale

către şi în numele angajaţilor

Cash-flow aferent Activității de finanțare

Încasări în numerar

din emisiuni de acţiuni sau alte instrumente de capital propriu

Cash-flow aferent Activității de investiții

Încasări în numerar din vânzarea de active imobilizante
vânzarea de terenuri vânzarea de clădiri vânzarea de utilaje și instalații	vânzarea de mijloace de transport active necorporale alte active pe termen lung

 

Plăți în numerar pentru
achiziţii de active pe termen lung	acordarea sau rambursarea împrumuturilor efectuate de alte firme

 

1.4. Bilanţul Financiar

În baza Bilantul financiar pe care îl vei întocmi pentru perioada încheiată, vei avea datele inițiale pentru perioada următoare (cea pe care urmează sa o previzionezi), și anume elementele de pasiv și activ existente.

 

Elemente de pasiv (Fonduri sursă)	Elemente de activ (Resurse – utilizări existente)
capital propriu datorii pe termen scurt împrumuturi pe termen lung	stocuri creante disponibilități bănești mijloace imobilizante

 

2. Bugete Anuale specifice diferitelor activităţi economice ale firmei:

Trecem acum în revista alte bugete pe care va trebui sa le analizezi la încheierea fiecărui exercițiu financiar pentru ca în funcție de concluziile la care ajungi, sa poți previziona cât mai exact bugetele aferente anului următor.

2.1. Bugetul de Vânzări 

În privința acestui buget analiza și previzionarea vor trebui să se axeze pe două pârghii și anume factorii care îl influențează în interiorul firmei și elementele care îl influențează din exterior. 

 

Intern va trebui să iei în calcul:

• cantitatea de produse și servicii pe care le oferi vânzării
• calitatea acestora
• prețurile pe care le practici

 

Extern va trebui să analizezi: 

• principalii competitori
• tipologia potențialilor clienți
• segmentarea geografică a pieței căreia te adresezi

2.2. Bugetul de Marketing, Reclamă şi Publicitate

În strânsă legătură cu bugetul vânzărilor va trebui să analizezi și bugetul de Marketing, reclamă și publicitate. Așa cum deja bine știi ca antreprenor, cele două bugete sunt interdependente. Mai exact, vânzările sunt direct influențate de marketing iar marketingul influențează vânzările.

 

Va trebui să iei în calcul acțiunile publicitare pe care le întreprinzi, frecvența lor și bineînțeles modul în care masori rezultatele obținute prin intermediul acestora.

2.3. Bugetul de Distribuţie

Și acest buget este strans legat de bugetul de vânzări, mai ales dacă ai mai multe puncte de lucru/vânzare sau te ocupi direct de distribuirea produselor. Sunt o multitudine de cheltuieli pe care trebuie sa le analizezi pentru perioada încheiată și să le previzionezi și pentru exercițiul financiar următor.

De exemplu pot exista cheltuieli cu spațiul (chirie, incalzire, electricitate), cheltuieli cu personalul (salarii, comisioane), cheltuieli de transport și deplasare. Toate acestea contribuie la efectuarea vânzărilor prin urmare cele două bugete vor fi întocmite în strânsă legătură unul cu celălalt.

2.4. Bugetul de Producţie

În privința acestui buget ai posibilitatea sa actionezi în doua moduri:

• adaptezi producția la vânzările previzionate și îți asumi eventualele investiții necesare
• adaptezi bugetul de vânzări la capacitatea de producție.

Printre cheltuielile de producție enumerăm: materia primă, forța de muncă, utilități, întreținere spațiu și utilaje, etc.

2.5. Bugetul de Aprovizionare

Bineînțeles că în directă legătură cu bugetul de producție va trebui să analizezi pentru perioada încheiată și să previzionezi pentru anul următor și bugetul de aprovizionare. Vei face acest lucru atât cu privire la achiziții (mărfuri și materii prime), cat si cu privire la costurile aferente acestora. De asemenea va trebui sa ții cont și să iei în calcul stocurile existente și vânzările estimate.

2.6. Bugetul Resurselor umane

Elementele la care trebuie sa faci referire în privința bugetului resurselor umane sunt legate de evolutia salariilor și legislația în privința asigurărilor sociale, cheltuielile de recrutare, evaluarea și instruirea personalului nou angajat sau a celui deja existent.

2.7. Bugetul de Administraţie Generală

Acest buget nu are legatura cu vânzările ci face referire la toate celelalte activități de suport din cadrul firmei. Vei lua în calcul cheltuielile administrative ca de exemplu papetarie – birotica, mobilier, spații închiriate, servicii de curățenie sau consultanta, etc

 

Corelații între Bugete:

Așa cum ai remarcat pe parcursul articolului între bugetele unei afaceri, indiferent de mărimea acesteia, există corelații de care trebuie sa ții cont atât atunci cand analizezi anul care tocmai se încheie, cât și atunci cand previzionezi bugetul pentru anul următor. De exemplu:

 

– Bugetul de vanzari influențează și este influențat de bugetele de:

 

Marketing, Reclamă şi Publicitate Distribuţie	Pentru că în funcție de bugetul alocat acestea va evolua și nivelul vanzarilor, dar în același timp bugetul alocat acestora depinde de valoarea estimată a vanzarilor
Producție Administraţie Generală Aprovizionare Resurse umane Investiții	În funcție de vânzările estimate vor trebui estimate și necesitățile în toate aceste privințe.

– Bugetul de Aprovizionare influențează bugetul de trezorerie (cash flow) pentru că este vorba despre termenele de plată pe care le negociezi cu furnizorii.

– Bugetul Producției poate influența bugetul de investiții, în special atunci cand se impun investiții pentru creșterea capacității de producție sau îmbunătățirea calității produsului.

– Bugetul de Investiții influențează bugetul de trezorerie, datorită plăților scadente aferente furnizorilor de imobilizări sau instituţiilor financiare.

 

Cum analizăm Bugetul anual a firmei

Cand ai previzionat bugetul pentru anul care se încheie, ai făcut acest lucru în baza unor studii, analize și calcule. Prin urmare, teoretic vorbind, ceea ce ai previzionat atunci ar fi trebuit sa se respecte întocmai. 

 

Prin urmare, fiecare dintre bugetele enumerate mai sus trebuie analizat în comparație cu estimările și previziunile făcute pentru a identifica eventualele abateri față de acestea.

 

Pasul următor este să stabilești din ce cauze au apărut diferențele și ca urmare a acestui proces să iei în deplină cunoștință de cauză măsurile de corectare care se impun.

 

Trebuie însă sa ții cont și de faptul că bugetul poate fi flexibil și poate fi adaptat la schimbările ce apar pe parcursul anului. Așadar nu orice abatere trebuie privită sa abordată ca fiind o problemă. Analizarea comparativă între bugetul stabilit inițial și cel care s-a realizat în fapt, te poate ajuta însă să identifici punctele forte și cele slabe ale afacerii tale, și sa iei masuri exact în acele privințe în care este necesar.

 

Acest lucru trebuie făcut înainte de a planifica bugetul pentru următorul an, tocmai pentru ca informațiile obținute să te ajute sa faci o previzionare cât mai exactă.

 

Informațiile din Contul de Profit și Pierdere

Prin intermediul acestui instrument orice antreprenor are posibilitatea sa analizeze profitabilitatea anului precedent. În acesta se regăsesc informații cu privire la tranzacțiile care generează resurse (venituri) sau le consumă (cheltuieli), precum și rezultatele la care s-a ajuns ca urmare a acestor tranzacții.

 

Tranzacții din activitatea operațională

Venituri	Cheltuieli
vânzarea bunurilor vânzarea mărfurilor prestarea de servicii penalitati imputate clienților/furnizorilor reduceri primite de la furnizori donații primite de firmă venituri din depreciere și amortizare	achiziții de materii prime achiziții de mărfuri achiziții de prestări servicii penalități facturate de clienți/furnizori despăgubiri/ penalități imputate firmei donații acordate de firmă cheltuieli cu deprecierea și amortizarea

 

Profitul Operațional

Măsoară performanța activității operaționale ținând cont de amortizări și provizioane, dar fără sa includă activitatea financiară (Cifra de afaceri – Total costuri operaționale).

 

Tranzacții din activitatea financiară

Venituri	Cheltuieli
dobânzi pentru depozite dobânzi pentru finanțări acordate de firmă  curs de schimb valutar reduceri primite pentru plata anticipată investiții financiare pe termen scurt	dobânzi către finanțatori curs valutar reduceri / discounturi  acordate clienților cheltuielile cu cedarea (vânzarea sau anularea) investițiilor financiare pe termen lung

Profitul Financiar

Este rezultatul din activitatea financiară și reprezintă diferența dintre veniturile și cheltuielile financiare.

Profitul Brut

Cumulează rezultatele celor două activități, adică reprezinta suma dintre Profitul operational și Profitul financiar. În urma scăderii impozitului pe profit datorat din acest rezultat se obține Profitul net.

 

Profitul net

Cifra de afaceri – (costul bunurilor sau serviciilor vandute + alte costuri operaționale + costuri financiare + impozitul pe profit)

 

Indicatori economico-financiari

Lichiditatea, Profitabilitatea, Performanța operațională și Solvabilitatea pe termen lung sunt indicatorii care ne arata care este situația economico-financiară a firmei. 

 

Indicatori de lichiditate	Indicatori de profitabilitate	Indicatori de solvabilitate pe termen lung
Fondul de rulment net Lichiditatea generală Lichiditatea imediată Viteza de rotație a creanțelor Durata de recuperare a creanțelor Viteza de rotație a stocurilor	Marja profitului brut Viteza de rotaţie a activelor Rentabilitatea economică Rentabilitatea capitalului propriu	Gradul de îndatorare Gradul de acoperire a dobânzii

 

Indicatori de profitabilitate

Însă putem monitoriza profitabilitatea firmei și ajutându-ne următorii patru indicatori și anume: Profitul operațional și Profitul net pe care îi obținem din Contul de Profit și Pierdere așa cum am descris mai sus, și Marja comercială și Ratele de rentabilitate.

 

Marja comercială

reprezintă diferența dintre Cifra de afaceri și Costul bunurilor sau serviciilor, iar o marjă comercială bună este aceea care asigură un profit final bun după ce acoperă și celelalte costuri operaționale și financiare. Această marjă face referire strict la activitatea comercială, inclusiv pentru firmele care fac și producție și este influențată de diverși factori. 

 

Factori care influențează Marja comercială

Portofoliul de produse/servicii; Brandul; Piața de desfacere; Nevoile de consum ale clienților; Puterea de cumparare a clienților;

Politica de achiziții și furnizorii; Costul bunurilor și serviciilor; Prețurile de vânzare; Reducerile de preț; Concurenta, etc.

 

 Pentru a determina Marja comerciala vom lua în calcul cifra de afaceri netă și costul mărfii vândute și vom obține Marja comerciala Brută. De asemenea, putem scădea din aceasta și celelalte costuri comerciale directe identificabile ca de exemplu cele cu transportul,  ambalajele, marfa sau salariile, și vom obține Marja comerciala Netă.

 

Acțiuni pentru îmbunătățirea marjei comerciale

majorarea prețului de vanzare; scaderea costului de obținere a produselor/serviciilor;

mărirea cantității vândute; optimizarea costurilor operaționale și financiare;

 

Ratele de rentabilitate

furnizează informaţii cu semnificaţii economico-financiare complexe, se exprimă în valoare procentuală și cele mai utilizate sunt:

 

• Rata rentabilitatii comerciale

Se calculează ca fiind raportul dintre rezultatul obţinut şi cifra de afaceri și este influențată de structura cifrei de afaceri pe produse, preţul de vânzare pe produs, fără TVA, costul complet unitar. 

 

Formule de calcul

rata rentabilităţii comerciale =	profit aferent cifrei de afaceri nete          –––––––––––––––- x 100 cifra de afaceri netă
rata marjei brute din vânzări =	profit operaţional            ––––––––––––––- x 100 cifra de afaceri netă
rata rentabilitatii comerciale nete =	profit net    –––––––––––––––– x 100 cifra de afaceri netă

 

• Rata rentabilitatii resurselor consumate

Reflectă raportul dintre rezultatul aferent cifrei de afaceri şi costurile totale aferente vânzărilor, și este influențată de structura cifrei de afaceri pe produse, costurile complete unitare, preţurile de vânzare.

 

Formula de calcul

rata rentabilităţii resurselor consumate =

profit aferent cifrei de afaceri       —–––––––––––––––– x 100 cheltuieli aferente cifrei de afaceri

 

• Rata rentabilităţii economice

Reprezintă raportul dintre un rezultat economic şi mijloacele economice angajate pentru obţinerea acestuia.

 

Formule de calcul

rata rentabilităţii economice =	Rezultatul exploatării          –––––––––––––––- x 100 Active din exploatare
rata rentabilităţii economice =	Profitul brut            ––––––––––––––- x 100 Active totale

 

• Rata rentabilităţii financiare

Este raportul între rezultatul net al exerciţiului financiar şi capitalul propriu și constituie un indicator relevant în aprecierea poziţiei firmei pe piaţă.

 

Formula de calcul

rata rentabilităţii financiare =

rezultatul net al exerciţiului financiar          —–––––––––––––––– x 100 capitalu propriu

Din momentul în care ai încheiat analiza de final de an a bugetului afacerii, vei cunoaște punctele forte și punctele slabe ale afacerii tale. Prin urmare, vei avea posibilitatea să ții cont de acestea atunci cand faci planificarea bugetului pentru anul următor și acționezi asupra lor pentru a maximiza vânzările şi profitabilitatea afacerii.

 

Pentru creșterea vânzărilor poți acționa asupra	Pentru creșterea profitului poți acționa asupra costurilor de
gamei de produse/servicii oferite pieței de desfacere și clienților pe care îi ai în vedere nivelului prețurilor/tarifelor planului de marketing	aprovizionare depozitare distribuție desfacere marketing și publicitate administrație

Pentru mai multe informații cu privire la Bugetul afacerii ca instrument de planificare și control al profitabilității afacerii poți citi și articolele cu privire la Previzionare, Stabilire și Implementare precum și  Monitorizare și Control