NIR sau Notă de Intrare-Recepție

NIR-ul este unul dintre cele mai utilizate documente în cazul entităților economice care lucrează cu stocuri. 

În baza acestui document se face recepția mărfurilor într-un depozit.

 

Ce înseamnă NIR

NIR înseamnă Notă de Intrare-Recepție, iar denumirea actuală și completă a documentului este Notă de Recepție și Constatare Diferențe. 

Obligativitatea utilizării acestuia precum și modelul aprobat de lege sunt reglementate de Ordinul 2634 / 2015 Norme specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile.

 

Ce este NIR

NIR -ul sau Nota de recepție și constatare diferențe este documentul în baza căruia se recepționează bunurile aprovizionate și cu care se justifică încărcarea acestora în gestiune și înregistrarea lor în contabilitate.

 

De reținut

În NIR nu se copiază cantitățile trecute pe documentele de însoțire a mărfii, ci se trec cantitățile efectiv recepționate. Dacă sunt diferențe, atunci se va completa și verso-ul documentului unde se vor face mențiunile care se impun.

 

Model NIR

NIR-ul este un document financiar-contabil fără regim special și conform legii există un model care include datele minime obligatorii pentru acest formular. Modelul 14-3-1A poate fi adaptat în funcție de necesitățile entităților economice, cu condiția de a include informațiile obligatorii.

 

Fața documentului se completează pentru toate recepțiile la care se impune utilizarea NIR-ului.

Verso-ul documentului va fi completat numai în situația în care se constată diferențe.

Principalele elemente care trebuie incluse în NIR sunt:

• denumirea documentului;
• date de identificare a entității emitente (forma juridică, cod identificare fiscală, capital social);
• numărul și data întocmirii;
• părțile care participă la operațiunea înscrisă (furnizorul și transportatorul);
• conținutul operațiunii efectuate (numărul curent, denumirea bunurilor recepționate, unitatea de măsură, cantitatea conform documentelor însoțitoare, cantitatea recepționată, prețul unitar de achiziție și valoarea);
• datele cantitative și valorice aferente;
• numele, prenumele și semnăturile celor responsabili de efectuarea operațiunii (comisia de recepție).

 

De reținut

Dacă un astfel de document nu îndeplinește condițiile minime de întocmire prevăzute de lege, acesta își pierde calitatea de document justificativ.

 

Când faci NIR

Este interzisă deținerea de bunuri materiale fără să fie înregistrate în contabilitate. Acest fapt impune recepționarea tuturor bunurilor materiale intrate în entitate și înregistrarea acestora la locurile de depozitare, la data transferului riscurilor și beneficiilor.

 

NIR -ul este un document obligatoriu în anumite situații menționate în lege. Pentru celelalte situații care nu impun utilizarea acestuia, operațiunile de recepție, încărcare în gestiune și înregistrare în contabilitate se va face în baza documentelor de livrare de care sunt însoțite respectivele bunuri (de exemplu avizul sau factura).

 

Important

NIR -ul se întocmește la recepționarea fizică a bunurilor. Prin urmare, dacă aceste bunuri sunt incluse pe o singură factură dar ajung în gestiune în mai multe tranșe, se va întocmi câte un NIR pentru fiecare recepție în parte. Ulterior NIR -urile întocmite se vor atașa facturii sau, în funcție de situație, avizului de însoțire a mărfii.

 

Situații în care întocmirea NIR -ului este obligatorie

Se impune obligativitatea utilizării Notei de recepție și constatare diferențe în situațiile în care:

• mărfurile intră într-o gestiune în care evidența se ține la preț de vânzare. Acest tip de gestiune se mai numește și Global-valorică sau “cu amănuntul”.
• la recepție se constată diferențe între ceea ce scrie în documentele de livrare și ceea ce se recepționează efectiv;

În acest caz, prin proceduri proprii, fiecare entitate stabilește în funcție de necesități ce informații se vor înscrie pe verso-ul NIR-ului.

• bunurile materiale sunt mutate între gestiuni diferite și sunt cuprinse pe o factură sau pe un aviz de însoțire a mărfii.

Dacă bunurile sunt mutate dintr-o gestiune în alta, în cadrul și în incinta aceleiași entități, atunci se va folosi Bonul de transfer.

• furnizorul bunurilor materiale este persoană fizică;
• bunurile nu sunt însoțite de documente de livrare;

 

Cine întocmește NIR -ul

NIR -ul justifică recepționarea bunurilor și încărcarea acestora în gestiune, prin urmare responsabilul pentru întocmire este Gestionarul. Acesta va face recepția împreună cu membrii comisiei de inventariere și toți vor semna pentru a confirma cele recepționate și înscrise în NIR.

 

Dacă NIR -ul va fi întocmit printr-un sistem informatic care va prelua în mod automat datele în contabilitate, atunci semnăturile nu sunt obligatorii. Însă, în această situație, entitatea trebuie să aibă propriile modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat operațiunile respective.

 

În ce format se completează un NIR

Acest document poate fi completat prin intermediul unei aplicații specializate, într-un formular excel, sau pe hârtie.

 

NIR emis cu un soft specializat

Unele softuri de gestiune oferă posibilitatea de a emite automat NIR -ul în momentul în care documentele care însoțesc bunurile (factura sau avizul de expediție) sunt înregistrate în sistem. Mai mult decât atât, ulterior este foarte ușor să întocmești bonul de consum, transferurile între gestiuni, rapoartele de gestiune zilnice sau balanțele analitice ale stocurilor. Cu astfel de aplicații se reduce timpul alocat acestor operațiuni și se evită erorile de completare.

În  aplicația online pentru contabilitatea și managementul companiei MyWiz, emiterea NIR-ului se simplifică foarte mult și asigură acuratețea datelor introduse.

Utilizatorul are posibilitatea să selecteze informațiile (client, gestiune, produse) din baza de date existentă, sau să creeze înregistrări noi chiar în formularul de NIR online. 

Dacă pe parcursul recepției apar situații în care ceva trebuie verificat sau rezolvat, NIR-ul poate fi salvat ca și Ciornă pentru o editare ulterioară.

Dacă este necesară anularea unui NIR acest lucru se face foarte simplu prin selectarea opțiunii aferente, iar documentul va fi marcat corespunzător.

 

Foarte important și util este faptul că în mod automat se creează din înregistrările făcute un Raport de NIR-uri pentru contabilitate. Acesta, ca și NIR-urile și toate celelalte documente emise din aplicație, poate fi pus la dispoziția contabilului direct din program, poate fi exportat în format pdf, sau scos la imprimantă.

NIR completat pe hârtie

Dacă documentul va fi întocmit pe formulare tipizate, eventual autocopiative, atunci se va completa cu un pix cu pastă sau cerneală. În acest scop formularele se pot achiziționa sub formă de carnete alcătuite din 50 de seturi în două exemplare pe hârtie autocopiativă.

 

De reținut

Dacă se greșește ceva, atunci pe toate exemplarele emise, eroarea va fi tăiată cu o linie și lângă aceasta se va nota varianta corectă a numărului sau cuvântului greșit. Deasemenea, se va pune data și se va semna de catre părțile implicate, pentru a confirma modificarea.

Descarca model NIR excel

Descarca model NIR word

 

În câte exemplare se întocmește NIR-ul?

Conform legii nu este stabilit un număr fix de exemplare în care trebuie emis NIR-ul. În această privință fiecare entitate își va stabili propriile proceduri.

 

În practică, dacă bunurile recepționate corespund cantitativ și valoric cu ceea ce este înscris în documentele de livrare, atunci NIR -ul se întocmește în două exemplare. De la gestiunea care a primit bunurile și a întocmit documentul, unul dintre exemplare la ajunge ca atașament la documentele de livrare, la compartimentul financiar-contabil. În baza acestor documente intrarea va fi înregistrată în contabilitatea sintetică și analitică.

 

Cel de-al doilea exemplar va merge la unitatea furnizoare.

 

În cazul în care la recepție se constată diferențe cantitative sau calitative, NIR-ul se emite în trei exemplare. Cel de-al treilea exemplar se pune la dispoziția unității de transport pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

 

Cum se numerotează NIR-ul

Fiecare entitate își stabilește propriul regim de înseriere și numerotare al documentelor. Pentru aceasta trebuie sa se țină cont de structura organizatorică și anume sucursale, puncte de lucru, gestiuni.

Cât se păstrează un NIR

Nota de intrare și constatare diferențe face parte din categoria documentelor financiar contabile care trebuie păstrate în arhiva unității timp de cinci ani de la data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. 

 

Cum se completează un NIR

Așa cum am văzut, conform legii este stabilit un singur model de NIR, 14-3-1A. Pe acesta însă, entitățile îl pot adapta în funcție de necesități, cu condiția includerii informațiilor minime obligatorii.

 

În timp ce entitățile cu gestiuni cantitativ-valorice (en-gros) folosesc în practică modelul 14-3-1A în care apare doar prețul de intrare (achizitie), gestiunile global-valorice (cu amănuntul) folosesc în practică un model adaptat de NIR 14-3-1aA care include adaosul comercial și TVA-ul. 

 

De reținut

Folosirea modelului NIR 14-3-1aA NU este obligatoriu, acest lucru este însă permis. Acesta se folosește de către gestiunile cu amănuntul (global valorice) pentru a ușura evidența cantitativă a stocului.

 

OMFP 1802 / 2014, Art. 285, Costul stocurilor

(8) în comerțul cu amănuntul poate fi utilizată  metoda prețului cu amănuntul, pentru a determina costul stocurilor de articole numeroase  și cu mişcare rapidă, care au marje similare  și pentru care nu este practic să se folosească altă metodă.

În această situație, costul bunurilor vândute se calculează prin deducerea valorii marjei brute din prețul de vânzare al stocurilor. Orice modificare a prețului de vânzare presupune recalcularea marjei brute.

 

Cum se face NIR pentru gestiunea cu amănuntul (global-valorică)

Gestiunea Global-Valorica sau cu amănuntul se utilizează în cazul în care produsele sunt asemănătoare și pot fi agregate și contabilizate doar valoric. Doar în acest caz prețul de vânzare se menționează în NIR. Se va utiliza modelul de NIR 14-3-1/aA în care apar atât adaosul comercial cât și TVA-ul. 

 

Atunci când se dorește schimbarea prețului de vânzare este necesară inventarierea stocului fizic și întocmirea unui Proces verbal de schimbare de preturi.

 

De reținut că într-o astfel de gestiune, de cele mai multe ori folosită în magazinele de vânzare cu amănuntul, nu se folosesc fișele de magazie și nu se cunoaște niciodată numărul de bucăți existente din fiecare produs, tocmai pentru că stocurile se țin valoric.

 

Important

Gestiunea Global-valorică sau cu amănuntul poate fi folosită doar pentru mărfuri și ambalaje.

NIR model 14-3-1A NIR model 14-3-1A

 

Cum completăm un NIR pentru magazin

Pentru acest tip de gestiune (cu amănuntul) NIR -ul va include următoarele informații:

 

• denumirea și datele de identificare ale entității;
• denumirea documentului;
• numărul NIR-ului și data la care a fost întocmit;
• seria, numărul și felul documentelor de însoțire a mărfii (factură, aviz);
• numărul curent;
• denumirea bunurilor recepționate;
• unitatea de măsură;
• cantitatea conform documentelor;
• cantitatea recepționată;
• prețul de achiziție;
• adaosul comercial unitar și total;
• prețul de achiziție unitar la care s-a adăugat adaosul comercial;
• TVA unitară și totală;
• valoarea la preț de vânzare, inclusiv TVA;
• numele, prenumele și semnătura membrilor comisiei de recepție.

 

Cum se face un NIR pentru gestiunea en-gros (cantitativ-valorică)

Gestiunea Cantitativ-Valorică sau en-gros (de tipul depozitelor) poate fi folosită pentru orice tip de stocuri, inclusiv în cazul comerțului cu amănuntul. În acest caz se utilizează modelul de NIR 14-3-1/A în care trebuie să apară doar prețul de intrare (achiziție).

 

Cum completăm un NIR pentru depozit

Pentru acest tip de gestiune (en-gros) NIR-ul va include următoarele informații:

• denumirea și datele de identificare ale entității;
• denumirea documentului;
• numărul documentului și data la care a fost întocmit;
• seria, numărul și felul documentelor de însoțire a mărfii (factură, aviz);
• numărul curent;
• denumirea bunurilor recepționate;
• unitatea de măsură;
• cantitatea conform documentelor;
• cantitatea recepționată;
• prețul unitar de achiziție;
• valoarea de achiziție;
• numele, prenumele și semnătura membrilor comisiei de recepție.

 

NIR-ul este un document care asigură o evidență clară în privința bunurilor receptionate, motiv pentru care de multe ori în practică se întocmește NIR-ul chiar și în situațiile în care legea nu impune acest lucru. Avantajul este faptul că se obține prin întocmirea NIR-ului și situația exactă a costurilor legate de aprovizionarea bunurilor respective, ca de exemplu cele referitoare la transportul, manipularea și depozitarea acestora.