BUSINESS KNOW-HOW, Finanțe pentru afacerea ta, Management bun

Bugetul afacerii – Monitorizare și Control

Monitorizarea și Controlul bugetului

articol din seria Bugetul, instrument de planificare și control al profitabilității afacerii

 

Monitorizarea și Controlul bugetului sunt pașii imediat următori după Previzionarea, Stabilirea și Implementarea acestuia, atunci cand dorim sa folosim bugetarea pentru planificarea și controlul profitabilității afacerii. 

Ca urmare a celor trei etape prezentate în articolul anterior (Bugetul afacerii – Previzionare, Stabilire și Implementare), cu siguranță ai identificat deja pragul de rentabilitate al afacerii tale. Asta înseamnă că știi exact în ce condiții vei ajunge la situația în care veniturile totale sunt egale cu cheltuielile totale, adică profitul este zero.

Începând de la acest nivel orice vânzare suplimentară va genera profit.

Pornind de la această idee vom prezenta în continuare posibilitățile de menținere a veniturilor și cheltuielilor într-un interval optim care să permită nu doar atingerea pragului de rentabilitate, ci și realizarea profitului dorit, prin intermediul exercitării controlului bugetar.

Controlul bugetar în monitorizarea performanțelor firmei

 

Controlul bugetar este un proces care presupune coordonarea întregii activități a firmei astfel încât prin respectarea bugetărilor făcute și adoptarea măsurilor potrivite, să se îmbunătățească în mod continuu rezultatele obținute.

De asemenea, controlul bugetar este una dintre cele mai eficiente metode de monitorizare a performanțelor firmei tocmai pentru că ne oferă în același timp și posibilitatea de a găsi în deplină cunoștință de cauză cele mai potrivite soluțiile pentru a mari profitabilitatea firmei.

În aceasta privință, punctul de plecare îl reprezintă analizarea comparativă dintre bugetul real realizat și cel previzionat iar măsurile de luat, în funcție de specificul activității afacerii, vor putea fi cu privire la:

 

  • Stocurile de marfă, materii prime și materiale

Sunt elemente ce vor trebui evaluate și ajustate astfel încât să se evite apariția costurilor suplimentare legate de stocarea acestora în cantități mari sau pe termen foarte lung. O gestionare defectuoasă a stocurilor poate duce la pierderi constante pentru firma prin generarea unor cheltuieli suplimentare generate de exemplu de devalorizarea/deteriorarea produselor sau munca suplimentară depusă de angajați pentru gestionarea lor.

 

Cantitățile de achiziționat și fabricat 

Prin optimizarea acestora se reduc costurile suplimentare ce pot apărea din necesitatea stocării prelungite – situație despre care am scris în paragraful anterior, sau întârzierea producției sau a  livrărilor din lipsă de stoc disponibil. Diferența negativă dintre cantitățile de fabricat și cele de achiziționat va duce la alt tip de pierderi. În acest caz în primul rând nu ne vom putea onora comenzile și prin urmare vom pierde bani pentru că nu facem vânzări. Mai mult decât atât, este posibil și să pierdem un procent însemnat de clienți.

 

Calitatea produselor sau serviciilor oferite

Menținerea la parametri optimi a calității produselor și serviciilor ne va ajuta să evităm apariția unor scăderi ale vânzărilor din această cauză. Calitatea s-a impus ca factor al competitivității pe o piață cu cerințe din ce în ce mai dinamice, în care atât utilizatorii produselor și beneficiarii serviciilor au din ce în ce mai multe cerințe suplimentare pe lângă utilitatea propriu-zisă a produsului sau serviciului respectiv.

 

  • Proiecte de investiții

Lansarea de noi produse poate fi uneori necesară pentru a reuși să menținem afacerea în centrul atenției clienților și pentru a o dezvolta continuu. Bineînțeles, în acest caz trebuie sa ținem cont de tot ceea ce implică pregătirea, execuția și lansarea respectivelor proiecte de investiții. Nu trebuie să ne limităm la a considera investițiile ca fiind doar cheltuielile efectuate. Este recomandat să le abordăm ca fiind întregul ansamblu de intenții, acțiuni și activități ce vor determina ulterior venituri suplimentare prin îmbunătățirea substanțială a unor anumite aspecte ale afacerii.

 

Alte metode de monitorizare a performanțelor firmei

Analiza Benchmarking

Se poate aplica asupra diferitelor informații financiare doar la nivelul firmei, precum și asupra diverselor practici de lucru în comparație cu practicile identificate în alte firme concurente, pentru a implementa ulterior cele mai bune idei în procesele proprii. Aceasta metodă de monitorizare a performanțelor afacerii reprezintă prin urmare o analiză comparativă a performanțelor care poate fi efectuată în mai multe privințe ca de exemplu între:

  • performanțele diverselor departamente ale aceleiași firme;
  • performanțele firmelor concurente cu obiect de activitate similar;
  • metodele și practicile similare ale firmelor din domenii diferite.

 

Analiza Financiară

Presupune analizarea următorului set de indicatori financiari

Indicatori
de lichiditate
Indicatori
de solvabilitate
Indicatori
de profitabilitate
Fac referire la capacitatea firmei de a-și plăti datoriile curente cu încasările generate de activele curente.

Exemple:

  • Fondul de rulment net
  • Lichiditatea generala
  • Lichiditatea imediată
  • Viteza de rotație a creanțelor
  • Durata de recuperare a creanțelor
  • Viteza de rotație a stocurilor
Ne arată gradul de îndatorare al firmei și pune în evidență eventualele scăderi ale profitabilitatii din cauza cheltuielilor cu dobânzile.

Exemple:

  • Gradul de îndatorare
  • Gradul de acoperire a dobânzii
Prin intermediul acestora se poate analiza profitabilitatea afacerii atât în proporție cu fondurile investite cât și la diverse nivele.

Exemple:

  • Marja profitului brut
  • Viteza de rotație a activelor
  • Rentabilitatea economică
  • Rentabilitatea capitalului propriu

Analiza Balanced Scorecard

Presupune analizarea, pe lângă performanțele financiare, și a altor aspecte critice în succesul afacerii și anume a proceselor interne, a capacității organizaționale și a clienților. Privită în ansamblu ei această analiză este mai mult decât un sistem de măsurare a performanței, ea fiind în fapt un cadru de organizare a managementului strategic.

 

Analiza profitabilitatii interne

Se adresează individual anumitor segmente ale afacerii pe anumite perioade de timp, sau în comparație cu previziunile bugetare făcute.  

În realizarea controlului bugetar ne vor fi de foarte mare ajutor două elemente care vor contribui la Monitorizarea și Controlul bugetului:

  • obiective bine stabilite în ceea ce privește activitatea firmei pe termen lung sau mediu și pe termen scurt;
  • mijloacele de realizare a obiectivelor stabilite, iar în acest sens cele pe termen scurt trebuie sa fie foarte bine definite.

Monitorizarea bugetului

Procesul de monitorizare a bugetului, ca parte a controlului bugetar, constă în analiza periodică a diferenței dintre ceea ce am previzionat și ceea ce s-a realizat în realitate. Periodicitatea se adaptează în funcție de specificul activității și necesitățile afacerii, cele mai folosite intervale de timp fiind anual, trimestrial și lunar.

Monitorizarea regulată a bugetului ne va permite pe de o parte să controlăm costurile, veniturile și profitul, iar pe de altă parte ne va ajuta să luăm din timp cele mai potrivite decizii în funcție de situațiile specifice în care se va afla afacerea noastră în anumite momente.

Monitorizarea bugetului de vânzări

În privința bugetului de vânzări, în urma analizei comparative dintre previziuni și realizări, ne vom concentra atenția asupra acelor diferențe care depășesc un anumit prag semnificativ față de evoluția normală. În acest caz este posibil de exemplu să concluzionăm că:

  1. se impune sporirea calității unui produs, cu condiția menținerii sau chiar scăderii prețului de piață, sau
  2. este necesar să extindem piața unui anumit produs sau a unei game de produse

În aceste situații, în cazul de la punctul a) trebuie sa luăm în calcul o revizuire a consumurilor tehnologice sau poate chiar schimbarea tehnologiei de fabricație,  iar la punctul b) poate că va trebui să luăm în calcul necesitatea efectuării unei investiții, drept pentru care va trebui să procedăm și la analizarea rentabilității acesteia.

Monitorizarea bugetului de distribuție

Se vor analiza comparativ previziunile și realizările bugetare la nivelul fiecărei funcțiuni implicate în acest proces. Astfel se vor identifica atât zonele profitabile cât și canalele de distribuție, clienți sau produsele nerentabile.

Monitorizarea bugetului de producție

În aceasta situație se compară costul previzionat cu costul care include și o prorata din cheltuielile de distribuție, de secție și servicii generale, ținându-se cont de faptul că există anumite praguri limită admise, pentru că nu se poate vinde în pierdere.

Monitorizarea bugetului de aprovizionare

Activitatea de aprovizionare este influențată de stocuri care la randul lor influențează costurile de depozitare, stocare și comenzi. Prin urmare analizarea bugetului de aprovizionare se realizează în baza consumului de materii prime și materiale și ritmicitatea fabricației și a consumului. 

Monitorizarea bugetului de investiții

Bugetul de investiții va fi analizat ținând cont de fluxurile monetare nete obținute anual în procesul de exploatare. Fluxurile monetare sunt cheltuielile cu investițiile, veniturile nete anuale din investiție și valoarea reziduală a investiției. 

Monitorizarea bugetului de trezorerie

Analizarea se va efectua ținând cont de tipurile de cheltuieli incluse: pentru salarii şi asimilate, pentru impozite şi taxe, cheltuielile cu transportul pentru achiziții și respectiv desfacere, cheltuielile financiare. Pentru cumpărări și vânzări nu se include TVA-ul în exprimarea valorică, însă pentru încasări și plăti TVA-ul va fi inclus.

Bugetul afacerii ne ajută să monitorizăm permanent variațiile mai multor aspecte de ansamblu privind poziţia economico-financiară a firmei, printre care:

  • lichidităţile – pentru un management al veniturilor, costurilor şi al profitabilităţii pe diverse componente ale afacerii;
  • solvabilitatea pe termen lung – pentru managementul necesităţilor şi al surselor de finanţare pentru activitatea curentă şi pentru investiţii;
  • performanţa operaţională;
  • profitabilitatea.

În baza acestor informații avem posibilitatea să elaborăm și să implementăm politica de dezvoltare a firmei în toate domeniile de activitate ale acesteia, inclusiv în ceea ce privește :

  • spațiile de comercializare;
  • piețele de desfacere;
  • relațiile cu furnizorii;
  • sursele de materiale, materii prime și echipamente;
  • resursele umane.

Controlul bugetului

Controlul bugetului presupune sa acționăm cu privire la diferențele majore identificate în cadrul monitorizării bugetului. Adică folosindu-ne de datele și informațiile obținute să

  • luăm măsuri adecvate pentru îmbunătățirea rezultatelor intervenind și limitând factorii care creează schimbări în bugetul previzionat;
  • facem o ajustare economică și financiară pentru a ne adapta la realitatea bugetară în care se regăsește firma noastră la un moment dat.

În acest ultim sens avem la îndemână Flexibilitatea bugetului și Revizuirea bugetului.

Flexibilitatea bugetului

Un buget flexibil este mai realist decât bugetele fixe tocmai pentru că pune accent pe comportamentul costurilor la diferite niveluri de activitate. Acest buget este setat ca punct de referința și se va modifica în funcție de schimbările care apar în volumul sau activitatea desfășurată în producție. Din acest punct de vedere flexibilitatea bugetului este cea care determină rezultate mult mai realiste la comparația cu rezultatele efectiv realizate.

Revizuirea bugetului

Așa cum știm, bugetul general al firmei este alcatuit din mai multe bugete componente aflate într-o relație de interdependență. De exemplu:

  • Bugetul activității de producție va determina bugetul de aprovizionare cu materiale și materii prime;
  • Bugetul resurselor umane este și el influențat de bugetul activității de producție pentru ca de acolo putem determina numărul de ore lucrate;
  • Bugetul de vânzări oferă informațiile necesare pentru Bugetul cheltuielilor comerciale
  • Bugetul cheltuielilor indirecte de producție integrează atât bugetele de cheltuieli indirecte de producţie din activitatea de bază cât şi din activitatea auxiliară de producere;
  • Bugetul cheltuielilor generale și administrative furnizează informaţiile incluse în previziunile fluxului de numerar și influenţează în mod direct profitul întreprinderii.

Tocmai datorită legăturilor și corelații dintre bugete, în anumite situații va trebui să revizuim și bugetul general, pentru a-l alinia modificărilor intervenite în bugetele componente. De remarcat, diferențele și modificările aferente pot fi atât negative cât și pozitive.

Cea mai simplă și în același timp importantă relație în privința profitabilității afacerii este cea dintre venituri și cheltuieli.

Pierdere Prag de rentabilitate Profit
Venituri < Cheltuieli Venituri = Cheltuieli Venituri > Cheltuieli

Scopul bugetării afacerii este optimizarea profitului firmei, prin urmare revizuirea bugetului va avea în vedere exact acest lucru. Analizând diferențele dintre bugetul previzionat și cel realizat vom găsi soluțiile prin intermediul cărora sa maximizăm profitul. Acestea vor avea la bază, în funcție de specificul situației identificate, una sau mai multe dintre următoarele acțiuni:

Creșterea veniturilor prin creșterea vânzărilor.

În acest scop va trebui sa identificăm și să intervenim asupra principalelor coordonate comerciale ale afacerii și anume:

  • gama de produse / servicii
  • piața țintă
  • clienţii vizaţi
  • avantajele concurenţiale
  • nivelul preţurilor / tarifelor
  • planul de marketing

 

Scaderea sau eficientizarea cheltuielilor

În acest sens va trebui să găsim soluții de optimizare a tuturor costurilor legate de:

  • aprovizionare
  • depozitare
  • distribuţie şi desfacere
  • producție
  • marketing
  • activități administrative

Menținerea și chiar îmbunătățirea marjelor de profit

În acest sens va trebui să putem crește diferența dintre prețul de vanzare și costul de productie sau achizitie, însă fără să creștem prețul produsului prea mult pentru că riscăm să determinăm scăderea vânzărilor. În această situație putem apela și la creșterea cantității vândute sau la scaderea costului de obținere a produsului/serviciilor.

Indicatori de profitabilitate pentru afacere

Elementele care ne oferă posibilitatea de a măsura eficiența cu care gestionam costurile și cheltuielile afacerii noastre pentru a le transforma în profit sunt indicatorii de profitabilitate. Aceștia pot fi exprimați în valoare absolută sau în valoare procentuală astfel.

Indicatori de profitabilitate în valoare absolută

Marja comercială Profitul operațional Profitul net
vânzări – costuri vânzări cost operațional total vânzări total costuri

Factorii care influențează acești indicatori de profitabilitate ne ajută și să identificăm soluțiile necesare pentru a optimiza profitabilitatea afacerii.

De exemplu, marja comercială este un indicator cel mai des calculat de afacerile care vând mărfurile în starea în care au fost cumparate. Pentru că reprezintă diferența dintre vânzări și costuri rezultă că marja comercială poate fi influențată de: 

  • Costul bunurilor și serviciilor, prin urmare și de politicile de achiziții sau furnizori
  • Puterea de cumparare și nevoile de consum ale clienților 
  • Gama de produse/servicii, piața de desfacere

Pentru a crește marja comercială se impune analizarea costurilor operaționale și financiare și apelarea la una sau mai multe dintre următoarele variante, în funcție de specificul situației firmei:

  • scădem costurile de obținere a produselor sau serviciilor oferite;
  • crestem cantitatea vândută;
  • crestem prețurile de vânzare.

Indicatori de profitabilitate în valoare procentuală

Ratele de rentabilitate sunt indicatori de eficiență care se obțin luând în calcul profitul brut sau profitul net și raportându-l la efortul procesului de producţie sau cheltuiala acestuia. În acest fel aflăm eficienţa diferitelor laturi ale activităţii economice ale afacerii.

De exemplu putem calcula și analiza următoarele rate de rentabilitate:

a) Rata rentabilităţii comerciale
(raportul dintre rezultatul obţinut şi cifra de afaceri)

(profit aferent cifrei de afaceri nete / cifra de afaceri netă) x 100

b) Rata rentabilităţii resurselor consumate
(raportul dintre rezultatul aferent cifrei de afaceri şi costurile totale aferente vânzărilor)
(profit aferent cifrei de afaceri / cheltuieli aferente cifrei de afaceri) x 100
c) Rata rentabilităţii economice
(raportul dintre un rezultat economic şi mijloacele economice angajate pentru obţinerea acestuia)
(profit brut / active totale) x 100
d) Rata rentabilităţii financiare
(raportul dintre rezultatul net al exerciţiului financiar şi capitalul propriu)
(profit net / capital propriu) x 100

Elemente specifice ratelor de rentabilitate din punct de vedere al factorilor care le influențează:

 

  • Rata rentabilității comerciale este influențată în primul rând de structura cifrei de afaceri pe produse, și mai apoi de preţul de vânzare pe produs (fără TVA) și de costul complet unitar.
  • Rata rentabilităţii resurselor consumate este influențată de structura cifrei de afaceri pe produse, costurile complete unitare și preţurile de vânzare În această situație costurile au o influență foarte puternică pentru că dacă se depășesc costurile unitare, în mod simultan vor crește cheltuielile și se va reduce profitul. 
  • Rata rentabilității economice nu este influențată de structura financiară (gradul de îndatorare) sau politica fiscală de impozitare a profitului.
  • Rata rentabilității financiare poate fi calculată în privința rentabilităţii financiare a capitalurilor proprii sau a capitalului permanent.

 

Noutăți

Meniu