Context
Facturarea online a devenit o necesitate pentru antreprenorii moderni. În contextul digitalizării globale, sistemul național de facturare electronică RO e-Factura reprezintă un pas semnificativ în modernizarea proceselor fiscale de la noi din țară.
În acest ghid vom explora beneficiile, pașii și cele mai bune practici pentru a implementa facturarea online în afacerea ta.
Ce este o factură electronică?
Factura electronică este un fișier electronic, în format XML, pe baza standardului european și regulile naționale RO-CIUS prevăzute în legislația națională.
Acest fișier de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor este considerat exemplarul original al facturii.
Care sunt relațiile folosite în RO e-Factura?
Pentru a înțelege mai bine natura tranzacțiilor și a relațiilor economice pentru care se aplică sistemul de facturare electronice, vom adresa fiecare categorie în parte.
Relația B2G (business to government)
Aici sunt clasificate interacțiunile dintre operatorii economici și autoritățile sau entitățile contractante, unde operatorul economic poate fi contractat sau subcontractant. Entitățile guvernamentale primesc și procesează facturi electronice în aceste cazuri.
Relația B2B (business to business)
Termenul de B2B face referire la toate tranzacțiile care implică executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii între doi operatori economici.
Relația B2C (business to consumer)
În contextul turismului din țară, operatorii economici care dețin structuri de primire turistice clasificate sau agenții de turism licențiate și care acceptă vouchere de vacanță sunt denumiți unități afiliate. Acestea sunt obligate să raporteze facturile emise către titularii voucherelor de vacanță în sistemul RO e-Factura, obligație intrată în vigoare de la 1 aprilie 2022.
Care sunt rolurile permise în RO e-Factura?
În cadrul sistemului de facturare electronică există trei roluri esențiale :
Emitentul facturii
Acesta reprezintă rolul corespunzător vânzătorului. Acesta constă în generarea și trimiterea facturii electronice către destinatar prin intermediul sistemului e-Factura.
Destinatarul facturii electronice
Rolul acesta este asumat de cumpărător, care primește factura electronică emisă de vânzător.
Reprezentantul fiscal al vânzătorului
Rol ocupat de o persoană sau entitate localizată în Comunitatea Europeană, acesta este desemnat de un furnizor ca fiind responsabil pentru plata TVA. Entitatea are datoria de a se conforma tuturor obligațiilor legate de TVA.
Cum se accesează și utilizează RO e-Factura?
Atât pentru accesarea cât și pentru utilizarea sistemului RO e-Factura operatorii economici trebuie să se înregistreze în Spațiul Privat Virtual (SPV). Înregistrarea se face accesând informațiile disponibile pe site-ul ANAF.
Operatorii economici pot opta în SPV pentru a primi notificări pe mail pentru cazul în care documentul nu este descărcat din SPV în termen de 24 de ore de la publicare.
Există două modalități de emitere sau transmitere a facturilor electronice (format XML) prin RO e-Factura:
1.Servicii web: o aplicație proprie, interconectată cu sistemul e-Factura printr-o serie de micro-servicii sub forma de API (Application Programming Interface). Din această categorie face parte și MyWiz.
2.Încărcare web: folosind aplicația gratuită oferită de Ministerul Finanțelor.
Avantajele folosirii unui soft precum MyWiz includ eficiența și economia de timp, ușurința în utilizare, compatibilitatea cu alte sisteme folosite, securitatea datelor și celelalte funcționalități precum crearea și transmiterea facturilor, gestionarea clienților și generarea de documente utile precum rapoartele financiare.
Transmiterea facturilor prin RO e-Factura
Primul pas necesar este acela de a vă înregistra în SPV și să vă autentificați pe portalul www.anaf.ro. Asta se realizează prin selectarea opțiunii de “Autentificare cu certificat”.
Odată autentificați în SPV, selectați “Trimitere factură” din meniul “Factură electronică.
După alegerea opțiunilor adecvate pentru câmpurile “Sintaxă XML” unde se specifică CIF-ul vânzătorului, trebuie să rețineți că un singur utilizator poate gestiona drepturi de utilizare pentru multiple coduri de identificare fiscală. Selectați apoi “choose file” pentru a alege fișierul XML salvat pe dispozitivul personal, urmat de apăsarea butonului “Transmitere XML Factură”. Aceasta este o etapă crucială în cadrul sistemului e-Factura.
Sistemul RO e-Factura atribuie automat fiecărui fișier un număr de identificare unic, “Index de încărcare”, care servește ca referință esențială în toate procesele și operațiunile specifice RO e-Factura. Atenție! Fișierele valide încărcate în sistem vor rămâne disponibile pentru descărcare doar 60 de zile de la data publicării.
Descărcarea facturii electronice
La fel ca la transmiterea facturilor, descărcarea acestora se realizează printr-un proces simplu și eficient. Mai întâi intrați în secțiunea dedicată RO e-Factura, numită “factura electronică – Răspunsuri factură”. Aici selectați CIF-ul companiei și intervalul de zile pentru care doriți răspunsurile. Apăsați apoi “Obține răspunsurile”.
Veți avea apoi acces la o listă detaliatp cu toate facturile încărcate. Alegeți factura care vă interesează și apăsați “Descarcă”.
Termene legale de transmitere a facturiloe electronice în sistemul național e-Factura
Este important de menționat că de la 1 iulie 2024 se aplică termenul limită de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data limită prevăzută pentru emiterea facturii la art.319 alin.(16) din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal, cu modificările și completările uterioare.
Nerespectaea acestui termen limită pentru transmiterea facturilor este o contravenție și se sancționează cu:
- Amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru persoanele juridice considerate contribuabili mari
- Amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru persoanele juridice încdrate în categoria contribuabililor mijlocii
- Amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.
Totodată, netransmiterea de către emitent a facturii în sistemul național RO e-Factura, precum și primirea și înregistrarea de către destinatari a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără a fi respectate prevederile art. 10, alin. (1) din OUG nr. 120/2021, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.
Dacă sistemul național privind factura electronică RO e-Factura nu este funcțional timp de minimum 24 de ore, trebuie captat mesajul de eroare de pe site-ul ANAF, de preferat să conțină data și ora calculatorului de când s-a captat, apoi, imediat cum site-ul e disponibil să se retrimită /retransmită factura electronică.
Perioadele de nefuncționare a sistemului național de facturare electronică vor fi publicate pe paginile de internet ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală și Ministerului Finanțelor.
MyWiz și RO e-Factura
Dacă lucrurile încă par puțin complicate, sau credeți că v-ar consuma prea mult timp, un soft de gestionare a afacerii poate ușura foarte mult procesul e-Factura.
Pentru fluxul de vânzare:
Clientul emite o factură în programul de facturare pe care îl folosește, în formatul tehnic preferat. MyWiz o va prelua și o va transmite automat către SPV ANAF. Astfel vei economisi timpul dedicat transmiterii facturilor și te vei putea concentra pe alte lucruri care contează.
Pentru fluxul de cumpărare:
Ca și în cazul facturilor de vânzare, ai un ajutor de încredere care îți va elibera din timp. MyWiz va prelua automat facturile întocmite de furnizori, din sistemul e-Factura, înlăturând astfel și eventualele greșeli apărute în introducerea manuală a datelor.
Nu uitați că probleme moderne necesită soluții moderne, iar MyWiz ține mereu pasul cu vremurile și te ajută să rămâi cu picioarele pe oământ și usiness-ul în cloud!
